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Gestionnaire administratif H/F


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Informations générales

Référence : UMR5275-FABCAR-016
Lieu de travail : GRENOBLE
Date de publication : vendredi 5 octobre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 3 décembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1600 et 1690 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la gestionnaire administratif a pour mission de gérer à mi-temps des dossiers de recrutement de stagiaires et personnels non permanents (conventions de stage et suivi), conventions d'accueil des étrangers accueillis au laboratoire, et dans un second mi-temps réaliser et suivre des justifications financières de contrats de recherche (Européens, ANR etc) du laboratoire ISTerre.

Activités

RH : accueillir, suivre et informer les personnels stagiaires et CDD du laboratoire en lien avec les services RH des différentes tutelles :
- Préparer les dossiers pour le recrutement et l'accueil des personnels stagiaires et personnels non permanents
- Élaborer les conventions de stage
- Établir les conventions d'accueil des étrangers accueillis au laboratoire.
- Alimenter les bases de données des personnels du laboratoire (alimentation tableaux Excel internes, Reseda, trombinoscope…) et mettre à jour les annuaires téléphoniques externes (tutelles).
- Classer et archiver les documents relevant du domaine RH.
Contrats de recherche : préparer les états justificatifs des contrats de recherche en lien avec la responsable et l'adjointe du service
- Faire des extractions des outils de gestion
- Vérifier l'éligibilité des dépenses effectuées
- Compléter les relevés des financeurs
- Mettre à jour l'intranet du laboratoire sur les appels à projets recherche

Compétences

- Maîtriser les outils financiers des tutelles SIFAC et GESLAB
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaitre l'organisation, le fonctionnement et l'activité du laboratoire, mais également des tutelles
- Connaitre la réglementation et les procédures liées à la gestion des RH
- Connaitre la réglementation et les procédures liées à la comptabilité publique des EPSCP (GBCP)
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Maitriser l'outil informatique, les logiciels courants de bureautique et les outils de communication électronique
- Prendre en compte les demandes et y répondre de façon appropriée, savoir rendre compte
- Hiérarchiser les priorités
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir travailler en équipe
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes, externes (tutelles…) et au contact du public
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau B1
- Rigueur / Fiabilité / Discrétion

Contexte de travail

La personne recrutée travaillera à l'Institut des Sciences de la Terre (ISTerre, Unité Mixte de Recherche CNRS/UGA/IRD/USMB/IFSTTAR), sur le site grenoblois (Domaine Universitaire de Saint-Martin-d'Hères) – http://isterre.fr/. Le laboratoire se compose de 260 personnes.
L'agent intègrera d'une part la cellule des ressources humaines composée de 1.5 ETP personnes et d'autre part 2.5 ETP au service contrat. Elle sera placée sous l'autorité de la responsable des RH et du responsable des contrats.

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