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H/F Gestionnaire d'unité


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Informations générales

Référence : UMR5234-SANGUI-001
Lieu de travail : BORDEAUX
Date de publication : mercredi 5 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 5 mois
Date d'embauche prévue : 15 octobre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1599 et 1687 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Le/la gestionnaire administrative assure la gestion administrative et financière, le secrétariat, la diffusion de l'information interne et externe. Il/elle réalise des actes administratifs dans le respect des règles et des procédures (mission mutualisée sur 2 unités).

Activités

Activités de gestion administrative :
- Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
- Gérer le courrier et les messages arrivant au secrétariat
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif (conventions de stages…)
- Réaliser et mettre en forme des courriers et des documents
- Assurer l'organisation logistique et la préparation des dossiers de réunions
- Appliquer des procédures de gestion notamment pour le traitement des commandes et des missions
- Procéder au classement et à l'archivage des pièces administratives
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

Activités de gestion financière :
- Procéder aux opérations d'engagement de dépenses dans les outils comptables dédiés (Geslab et GFC-dépenses)
- Enregistrer les données budgétaires pour un suivi financier
- Suivre les crédits par type de dépenses et d'opérations
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires
- Classer et archiver les pièces justificatives
- Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation financière et comptable des tutelles
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

Compétences

- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Avoir des notions de base en gestion budgétaire et comptable,
- Suivre les procédures et appliquer la règlementation,
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, diaporamas…) et avoir la capacité de s'adapter aux logiciels spécifiques au domaine
- Savoir organiser, mettre à jour et classer des documents de référence
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en équipe
- Respecter la confidentialité
- Formation et expérience en gestion administrative et financière souhaitées
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement des tutelles (CNRS, UB)

Contexte de travail

L'agent recruté(e) sera affecté à mi-temps dans 2 laboratoires (service gestion) et sous la responsabilité de l'administrateur :
- 50 % au au laboratoire MFP (UMR 5234) qui est une Unité Mixte de Recherche CNRS-Université de Bordeaux composée de 75 personnes.
- 50 % au laboratoire ImmunoConcept (UMR 5164) qui est une Unité Mixte de Recherche CNRS-Université de Bordeaux composée de 40 personnes.

Informations complémentaires

Dépôt des candidatures uniquement via le site internet

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