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Portail > Offres > Offre UMR5214-JEAGAY-031 - CDD Assistant Ingénieur (H/F) en gestion administrative

CDD Assistant Ingénieur (H/F) en gestion administrative


Date Limite Candidature : lundi 1 novembre 2021

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Informations générales

Référence : UMR5214-JEAGAY-031
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : lundi 20 septembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 10 octobre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1967 € brut
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant(e) ingénieur en gestion administrative travaillera dans le pôle « Achats » de l'IES. Il ou elle devra réaliser et gérer, de manière autonome, des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures des tutelles (CNRS et l'UM).

Activités

Accueillir et informer les agents de l'unité (permanents et non permanents) concernant les procédures d'achat et de missions,
Vérifier la conformité réglementaire française et européenne des achats et missions et s'assurant du respect des engagements financiers,
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure,
Passer des commandes dans Geslab et SIFAC en vérifiant la conformité réglementaire,
Savoir regulariser les operations passées par carte achat,
Collecter les données juridiques et financières prévues dans la règlementation des achats (pièces justificatives, factures, ect),
Saisir les Services Faits,
Savoir traiter les Workflows (CNRS et UM)
Etablir les missions,
Élaborer, préparer et contrôler les etats de frais et prévenir le contentieux
Classer et archiver les pièces justificatives,
Saisir et mettre à jours des bases de données et ou des tableaux de bord,
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Compétences

Maitriser les logiciels SIFAC et GESLAB,
Etre autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
Maîtriser les différentes applications informatiques (Webcontrat, Core ect) et les outils bureautiques (Excel, Word),
Savoir travailler en équipe,
Savoir respecter la confidentialité des données et des informations,
Discrétion professionnelle
Bon relationnel et sens de l'accueil des personnes,
Capacité d'initiative, d'analyse et d'autonomie dans le travail,
Etre organisé(e), rigoureux(se) et fiable,
S'adapter aux contraintes de la recherche (réactivité, aspects internationaux, variété des interlocuteurs, langages scientifiques, etc.) et aux exigences des financeurs (éligibilité des dépenses etc.),
Techniques d'élaboration de documents,
Connaissances budgétaires générales,
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Concevoir des tableaux de bord.

Contexte de travail

Le poste à pourvoir est localisée sur le campus Saint Priest de l'université de Montpellier. L'IES est une unité mixte de recherche, CNRS et Université de Montpellier, se structurant autour de 5 axes et 9 équipes de recherche auxquels s'ajoutent des plateformes technologiques et dans lequel évoluent 242 personnes statutaires et non-statutaires.
Dans le cadre de sa mission, des déplacements occasionnels sont à prévoir.
Plage horaire de travail : de 9h à 18 h

Contraintes et risques

Plage horaire de travail : de 9h à 18 h

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