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Portail > Offres > Offre UMR5175-VERHAN-010 - Assistant-e en gestion administrative (H/F)

Assistant-e en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 1 décembre 2020

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Informations générales

Référence : UMR5175-VERHAN-010
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : mardi 20 octobre 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 4 janvier 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1950 et 2082 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Missions :
L'agent réalise de manière autonome des actes administratifs et de gestion de secrétariat. Au sein du secrétariat de l'unité, il/elle :
- recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'équipe de direction et de l'unité
- informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- assure l'organisation logistique des réunions programmées par la direction
- assure la gestion de la logistique courante de premier niveau du laboratoire

Activités

- Assurer l'accueil du laboratoire. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
- Réceptionner et distribuer le courrier (biquotidien).
- réceptionner les colis, enregistrer leurs arrivées et suivre leur distribution aux destinataires en vue du rapprochement avec la commande et la saisie du service fait.
- Gérer l'adresse mail secretariatcefe@cefe.cnrs.fr, fournir des informations générales ou annonces à l'ensemble du laboratoire (liste de diffusion) liées aux différentes activités d'accueil et de gestion logistique du secrétariat d'unité.
- Effectuer divers actes administratifs et de gestion courante du laboratoire. Exemples : fiches de procédures, notes de services, gestion des cahiers de laboratoire nationaux et suivi de leur distribution en interne, commandes de papeterie pour la direction et l'administration du laboratoire, …
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques programmés par la direction du laboratoire, et en particulier les réunions des instances règlementaires (Conseil d'Unité, Collège Exécutif, Direction élargie, …)
- Gérer les processus d'élections internes et de nos établissements de tutelle au niveau du laboratoire.
- Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire avec les procédures de suivi correspondantes et être personne contact des entreprises ou interlocuteurs extérieurs éventuellement concernés : réassort papier photocopieuses, contrôles ménage, machines à eau, distributeurs de boissons/nourriture, réservation de salles (y compris sur des demandes extérieures), boite à clés, ...
- Être "gestionnaire" sur les différentes applications du CNRS Occitanie Est mises en place pour la sécurisation du campus Route de Mende et des bâtiments hébergés, et les entrées visiteurs ponctuels sur le Campus.
- Gérer les archives du secrétariat de direction (principalement électroniques).
- Saisir et mettre en forme des documents divers (notes, affichages, pages intranet, …), les reproduire, les diffuser, les archiver.
- Être en appui à la directrice pour l'organisation d'évènements, de ses déplacements (y compris ordres de mission et réservations de voyage/hôtel), la gestion de son agenda, et le suivi de dossiers spécifiques.
- Suivre des dossiers spécifiques à la demande de la direction (interlocuteurs internes ou externes).
- Représenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes ou externes.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement, public ou privé

Savoir-faire opérationnels et savoir-être :
- Informer et rendre compte
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Maitriser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
- Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée
- Être autonome
- Mettre en forme des courriers, notes de service ou documents administratifs de la direction
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Gérer des informations confidentielles

- Compétences linguistiques : Anglais - compréhension écrite et orale - Niveau 1. Espagnol serait un plus

Contexte de travail

Le CEFE est une Unité Mixte de Recherche rattachée à l'Institut Ecologie et Environnement (INEE) du CNRS. Le poste est caractérisé par un partage de son temps de travail entre les missions de secrétaire d'unité et celles liées à l'assistance à la directrice du laboratoire. L'équipe administrative du CEFE est constituée de treize personnes dans les champs fonctionnels suivants : secrétariat de l'unité, communication, ressources humaines, gestion financière, informatique, bâtiment, sous la coordination et la responsabilité hiérarchique de l'administratrice de l'unité. 350 personnes en moyenne travaillent au laboratoire dont actuellement 144 personnels permanents (94 chercheurs/enseignants-chercheurs et 50 Ingénieurs et Techniciens). L'agent est localisé au sein d'un bureau dédié au secrétariat de l'unité mais partagé avec deux autres personnes (actuellement du service gestion financière).

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