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Portail > Offres > Offre UMR5174-VERCAS-003 - H/F Technicien-ne en gestion administrative

H/F Technicien-ne en gestion administrative


Date Limite Candidature : vendredi 16 juillet 2021

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Informations générales

Référence : UMR5174-VERCAS-003
Lieu de travail : TOULOUSE
Date de publication : vendredi 4 juin 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1613 et 1862€ brut mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

La(le) technicien(ne) administrative(if) interviendra dans le cadre d'un binôme et en renfort de l'équipe administrative en place. Il/elle réalisera des actes administratifs et logistiques dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur dans les tutelles de l'Unité et en lien permanent avec la Direction et la/le Secrétaire Général(e) (SG)

Activités

Secrétariat administratif :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels et nouveaux arrivants) et externes
• Gestion du courrier du laboratoire, direction et SG (papier, électronique, envoi des colis)
• Gestion de bases de données et de tableaux de bord
• Gestion et suivi des dossiers administratifs et des conventions de l'unité (vérifier, suivre et archiver)
• Préparation de réunion : organisation, prise de note, etc.
• Rédaction et mise en page de documents
• Mise à jour et diffusion d'informations affichées, mail et sur l'intranet (nouveaux entrants, manifestations, informations générales, etc.)
• Préparation et gestion des missions (direction, SG, séminaristes, invités, membres de jurys de thèse ou HDR, etc.)

Logistique de l'unité :
• Création et suivi des badges d'accès au bâtiment et barrières
• Application des procédures d'accès au bâtiment 4R1 (minutes, en dehors des horaires d'ouvertures, travailleurs isolés, vacances, etc.)
• Gestion réservations des salles, matériels et des véhicules
• Assurer le suivi réglementaire de l'utilisation des véhicules de service multi-tutelles et les autorisations
• Gestion des fournitures de bureau (stock, commandes et distribution)

Compétences

Savoirs / connaissances
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Technique de communication et de secrétariat
• Langue anglaise : A1 0 a2
• Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives de classement et d'archivage
Savoir-faire
• Respecter de la confidentialité des informations et des données
• Gérer son activité dans le calendrier et le cadre de gestion du service commun de l'Unité
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles et être force de proposition pour leur amélioration dans l'esprit d'une démarche qualité
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Rédiger des courriers et documents administratifs et des comptes rendus
• Utiliser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs)
Savoirs-être
• Avoir des capacités à communiquer
• Faire preuve de discrétion et de pédagogie
• Faire preuve d'organisation, d'autonomie et de réactivité
• Travailler en équipe

Contexte de travail

L'Unité mixte de recherche Évolution et Diversité Biologique une unité de recherche en co-tutelle CNRS, IRD et UT3. Elle est forte d'une centaine de personnes dont 50% sont des agents contractuels et 50% des fonctionnaires du CNRS, de l'Université Toulouse 3 et de l'IRD. Le projet scientifique de l'Unité est de comprendre les mécanismes responsables de la dynamique de la biodiversité.
Le laboratoire cherche à comprendre les processus écologiques et évolutifs qui génèrent et maintiennent la diversité biologique des individus, des Populations et des communautés.
En plaçant les interactions entre les organismes au cœur des recherches, les
objectifs du laboratoire sont :
- d'évaluer et de caractériser la biodiversité
- d'étudier les mécanismes de changement de la biodiversité
- d'évaluer le rôle de la sélection dans les populations et la spéciation (processus évolutif par lequel les nouvelles espèces apparaissent)

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