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Portail > Offres > Offre UMR137-ANNDUS-003 - Assistant(e) de direction (H/F)

Assistant(e) de direction (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 1 octobre 2021

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Informations générales

Référence : UMR137-ANNDUS-003
Lieu de travail : PALAISEAU
Date de publication : vendredi 10 septembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 1 novembre 2021
Quotité de travail : Temps incomplet
Rémunération : Entre 850 € et 900 € brut mensuel selon expérience (quotité 40%)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 5 à 10 années

Missions

Les missions de l'assistant(e) de direction (en temps incomplet 40%) comprennent deux volets. D'une part, il/elle prendra en charge l'organisation quotidienne et la gestion des activités d'Albert Fert, Professeur émérite à l'Université Paris Saclay. D'autre part, sous la responsabilité de la responsable administrative, il/elle participera aux activités de communication interne et externe de l'unité ainsi qu'au traitement et au suivi des dossiers pour les aspects de gestion et de commandes de l'unité.

Activités

- Gérer l'agenda, les contacts du Professeur émérite (messagerie électronique, appels téléphoniques, visiteurs…) et le planning
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques liés à ses activités (organisation des déplacements et des réunions…)
- Participer à la communication de l'unité (interne et externe), participer le cas échéant à l'alimentation du site Web
- Exploiter et alimenter des bases de données
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques organisées par des membres de l'unité
- Organiser le classement et l'archivage des documents
- Participer le cas échéant à la gestion administrative et financière de l'unité

Compétences

Domaines de formation souhaités : secrétariat, gestion administrative, informatique

Connaissances :
- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
- Savoir utiliser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur…)
- Savoir utiliser les outils informatiques spécialisés tels que Wordpress
- Savoir utiliser les outils informatiques dédiés déployés au CNRS serait un plus
- Très bon niveau d'anglais écrit et oral

Compétences :
- Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives

Savoir-être :
- Informer et rendre compte de son activité
- Travailler en équipe
- Travailler au contact du public

Contexte de travail

L'Unité Mixte de Physique CNRS, Thales, Université Paris-Saclay (UMPHY) est située à Palaiseau (91) sur le Plateau de Saclay et implantée sur le site de Thales Research and Technology.
L'UMPHY est un laboratoire commun au CNRS, à la société Thales et à l'Université Paris Saclay.
L'Unité compte environ 82 personnes dont 27 chercheurs (13 CNRS, 9 Thales, 4 Université Paris Saclay, 1 Université d'Evry), 9 IT CNRS et 46 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD).
L'agent intègrera un service administratif de 3 personnes.

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