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Secrétaire de direction H/F


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Informations générales

Référence : MOY400-FRABAR-010
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : lundi 13 août 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1647 et 1893 € bruts mensuels selon expérience - horaires variables - restaurant administratif
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Assurer le secrétariat de la déléguée régionale Ile-de-France Sud du CNRS et la continuité de service du secrétariat du délégué régional adjoint.

Activités

- tenir l'agenda, gérer les rendez-vous,
- traiter les informations reçues par téléphone et sur la boite mail dédiée au secrétariat de la direction,
- organiser les réunions et les déplacements,
- rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers,
- rédiger des courriers,
- prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins,
- gérer les autorisations de conduire les véhicules administratifs,
- assurer la pertinence du classement et de l'archivage.
- enregistrer et transmettre aux différents services le courrier adressé à la déléguée régionale,
- répondre aux demandes d'informations des autres services, de l'extérieur, et orienter si besoin vers les personnes adéquates.

Compétences

- Connaître les techniques de secrétariat,
- Connaître l'environnement bureautique et posséder une bonne expertise des principaux outils (messagerie, traitement de texte, présentation),
- Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale,
- Savoir informer et rendre compte,
- Savoir rechercher l'information et la vérifier,
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités,
- Avoir un bon relationnel et une aptitude à communiquer,
- Avoir le sens du travail en équipe.
De l'expérience dans une fonction similaire serait appréciée.

Contexte de travail

L'activité s'exerce dans les services de la délégation régionale Ile-de-France Sud situés sur le campus de recherche de Gif-sur-Yvette.
L'activité du secrétariat de direction est organisée par la secrétaire générale. Une permanence de service est assurée de 9h00 à 18h00 du lundi au jeudi, de 9h00 à 16h30 le vendredi, en binôme avec la secrétaire du délégué adjoint ; les deux postes de travail sont situés dans le même bureau.
Les secrétaires sont en contact avec de nombreux interlocuteurs, les responsables des services de la délégation et leur secrétariat, les services du siège du CNRS, les directeurs de laboratoire de la circonscription, les responsables des établissements partenaires.

Pour information, sur cette offre d'emploi, nous recherchons également à pourvoir un autre poste de secrétaire au sein d'un service de la délégation avec des activités et compétences similaires.

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