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Assistant Service Patrimoine (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 5 octobre 2022

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Informations générales

Référence : MOY2000-LAUSCH1-045
Lieu de travail : SOPHIA ANTIPOLIS
Date de publication : mercredi 14 septembre 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2066,76 et 2518,68 euros bruts mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable de service et de son adjoint, l'assistant(e) en gestion administrative assure le secrétariat administratif du service patrimoine de la Délégation Régionale Côte d'Azur du CNRS (Service Technique et Logistique). Il (ou elle) réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans divers domaines complémentaires.

Activités

Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité telles que :
- Participer à l'élaboration de cahiers des charges de marchés de travaux, de fournitures et services en partenariat avec les agents du service et le bureau des marchés, et mettre en œuvre les documents de réponses et de suivi administratif ;
- Préparer des dossiers spécifiques (primes énergie, suivi de sinistre, risques spécifiques, etc.) ;
- Veiller à la bonne réalisation des contrats gérés par le service et transmettre les éléments nécessaires au processus de paiement.

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la Délégation Régionale, les laboratoires, les partenaires extérieurs et les prestataires.

Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du service.

Elaborer, préparer et mettre en œuvre des actes de gestion dont notamment :
- La rédaction de la facturation interne du Comité Des Laboratoires du Campus CNRS.

Gérer le courrier.

Organiser et alimenter les bases de données comme par exemple :
- Gérer les prêts des véhicules de service de la Délégation Côte d'Azur et en assurer le suivi statistique et géographique en concertation avec le référent véhicules ;
- Effectuer un suivi et une mise à jour de l'application nationale LOGIC (logiciel patrimoine du CNRS) ainsi que de l'espace CORE du service
- Identifier des indicateurs et en assurer le suivi.

Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues comme par exemples :
- Enquêtes nationales ;
- Recensement des consommations énergétiques.

Archiver, organiser et classer les documents.

Compétences

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative ;
Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées ;
Respecter la confidentialité des informations ;
Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur ;
Connaissance et utilisation des techniques de classement et d'archivage ;
Connaissances de base en anglais ;
Connaissance des techniques de communication et de l'internet.

Savoir - faire :

Informer et rendre compte ;
Réaliser des synthèses ;
Rédiger des rapports ou des documents ;
Concevoir des tableaux de bord ;
Produire des bilans et des statistiques ;
Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
Maîtriser les logiciels de bureautique ;
Planifier son activité ;
Gérer les priorités et les urgences ;
Travailler en équipe ;
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service ;
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.

Savoir – être :

Sens des responsabilités et de l'organisation ;
Capacité d'adaptation et d'analyse ;
Sens du dialogue avec des interlocuteurs internes et externes et bonne capacité d'écoute ;
Goût du travail en équipe ;
Rigueur et précision ;
Autonomie.

Contexte de travail

Le Service Technique et Logistique est composé de 6 personnes. Il est chargé de mettre en valeur et d'entretenir le patrimoine immobilier de la Délégation Côte d'Azur du CNRS représentant plus de 25 000 m² SHON sur 8 bâtiments et 15 hectares de terrain. Le service assure toute la logistique et l'administration du Campus de Sophia Antipolis. Le service porte aussi un projet structurant d'évolution avec la création d'un bâtiment de 2 500m² qui sera livré en 2024.

Le service a donc pour mission et vocation principales l'entretien du patrimoine existant et la construction de nouveaux bâtiments. Il assure également la logistique du campus Azur et a une mission de soutien aux laboratoires. Plus globalement, les agents du service sont amenés à travailler en transversalité avec leurs homologues des services de maintenance des unités.

Les différentes thématiques de recherche des bâtiments de la circonscription portent sur les sciences biologiques (INSB), les sciences de l'univers (INSU), les sciences physiques (INP) et les sciences de l'homme et de la société (INSHS). Les locaux se décomposent en bureaux, laboratoires de biologie, laboratoires de physiques et installations techniques telles que : salles blanches, locaux pour microscopie électronique, etc.

L'activité s'exercera dans les locaux de la Délégation Côte d'Azur du CNRS situé à Sophia Antipolis.

Compte tenu des contraintes de fonctionnement du service, il est souhaitable que l'assistant (e) prenne ses fonctions le matin autour de 8h30 / 9H.

Informations complémentaires

CDD d'une durée de 6 mois avec possibilité de renouvellement.

Durée hebdomadaire de travail : 38h30 (du lundi au vendredi)
Pause méridienne obligatoire de 45 mn' minimum
Congés : 45 à 47 jours annuels
Restauration subventionnée
Sophia Antipolis est desservi par le réseau routier (bus)
Parking aisé pour le stationnement du véhicule
Possibilité de télétravail

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