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Assistant-e de direction (H/F)


Date Limite Candidature : lundi 25 octobre 2021

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Informations générales

Référence : MOY200-MARGAU-009
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : lundi 4 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 8 novembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1900 et 2250 euros, selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein du pôle "Affaires générales", l'assistant-e de direction coordonne et réalise des activités administratives au bénéfice du bon fonctionnement général de la délégation régionale. En binôme avec une seconde assistante, il/elle assure le secrétariat de la déléguée régionale et de son adjointe ainsi que la logistique des réunions et manifestations de la direction et contribue à une mission de secrétariat pour l'activité de suivi des unités (SU).

Activités

Assurer la coordination et la réalisation des activités du secrétariat de la direction de la délégation régionale : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), gestion des agendas avec contrôle des échéances, gestion du courrier
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure, les directions fonctionnelles de l'établissement et les partenaires institutionnels et extérieurs
Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions
Organiser des réunions et gérer les aspects administratifs et logistiques : réservation de salles, prestations de bouche…
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion
Appliquer et faire appliquer les procédures internes
Suivre l'évolution technique et réglementaire du domaine d'activité
Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations dans le domaine d'activité

Compétences

Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Anglais : expression / compréhension écrite et orale de niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Maîtriser les règles et procédures de gestion administrative du domaine
Maîtriser le pack office (Word, Excel, Power-Point…)
Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication informatiques
Savoir travailler en équipe : relayer l'information, rendre compte, alerter
Savoir structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les urgences
Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
Maîtriser les techniques de communication
Savoir faire preuve de rigueur, discernement, sens de l'organisation, et être force de proposition
Savoir respecter la confidentialité
Sens du relationnel
Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations

Contexte de travail

La délégation Paris-Centre est une des 18 délégations régionales du CNRS. Elle gère 180 laboratoires de recherche et 3400 agents du CNRS. Les laboratoires sont principalement implantés dans le 5ème arrondissement de Paris et relèvent des 10 Instituts scientifiques du CNRS. La délégation Paris-Centre compte un effectif d'environ 110 personnes.
L'assistant-e de direction est placé-e sous la responsabilité de la responsable du pôle Affaires générales composé de 5 personnes : la responsable, deux assistant-e-s de direction, une assistante en gestion administrative et financière et une chargée du suivi des unités. Le service est organisé pour assurer la continuité des activités en assurant notamment une plage horaire entre 9 et 18 heures. L'activité de l'assistant-e de direction implique une interaction forte avec la 2ème assistante de direction ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et externes, les directions fonctionnelles du CNRS et l'ensemble des services de la délégation régionale.

La délégation Paris-Centre est située au 16 rue Pierre et Marie Curie, Paris 5ème.

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