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Assistant-e en gestion administrative et financière (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY200-MARGAU-007
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : lundi 30 décembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 2 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1971 et 2411 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein du pôle "Affaires générales", l'assistant-e en gestion administrative et financière réalise les activités administratives et financières de la délégation régionale, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables. Il-elle participe au bon fonctionnement général de la délégation en assurant la gestion des crédits alloués à la délégation régionale. Il-elle contribuera également aux actions du pôle communication.

Activités

-Assurer l'engagement et la liquidation des dépenses (commandes, missions, cartes d'achats) dans l'outil de gestion du CNRS.
-Tenir et contrôler les données des centres financiers de la délégation dans l'outil de gestion du CNRS.
-Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations en suivant le référentiel budgétaire.
-Coordonner les aspects administratifs et logistiques des réunions et manifestations (réservation de salle, prestations de bouche…).
-Participer à l'alimentation des bases de données internes et tableaux de bords internes sous excel.
-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Assurer l'assistance technique et conseiller les personnels dans le domaine de la gestion administrative et financière.
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
-Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations pour le domaine d'activité.
-S'informer et suivre l'évolution de la réglementation et des outils de ses domaines d'intervention.

Compétences

-Maîtriser un ensemble de règles et de procédures de gestion administrative et financière.
-Appliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au domaine d'intervention.
-Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations.
-Utiliser les fonctionnalités d'un tableur et les outils informatiques appliqués à la gestion financière.
-Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication informatiques, assister les utilisateurs.
-Savoir travailler en équipe : relayer l'information, rendre compte, alerter.
-Planifier les activités et les échéances, gérer les urgences.
-Maîtriser les techniques de communication.
-Anglais : expression / compréhension écrite et orale de niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).
-Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.
-Savoir faire preuve de rigueur, discernement, sens de l'organisation et des priorités, et être force de proposition.
-Savoir respecter la confidentialité.
-Sens du relationnel.

Contexte de travail

La délégation Paris-Centre est une des 18 délégations régionales du CNRS. Elle gère 180 laboratoires de recherche et 3400 agents du CNRS. Les laboratoires sont principalement implantés dans le 5ème arrondissement de Paris et relèvent des 10 Instituts scientifiques du CNRS. La délégation Paris-Centre compte un effectif d'environ 90 personnes.

L'assistant-e en gestion administrative et financière est placé-e sous la responsabilité de la responsable du pôle Affaires générales composé de 5 personnes : la responsable, deux assistantes de direction et deux assistant-e-s en gestion administrative et financière. Les quatre assistant-e-s s'organisent pour assurer la continuité du service. L'activité de l'assistant-e en gestion administrative et financière implique une interaction forte avec les interlocuteurs internes et externes et l'ensemble des services de la délégation régionale.

La délégation Paris-Centre est située au 16 rue Pierre et Marie Curie, Paris 5ème. Des travaux de rénovation impliqueront un déménagement temporaire sur le campus CNRS d'Ivry sur Seine (27 rue Paul Bert) au cours de l'année 2020 pour une durée d'environ un an.

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