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► Assistant en gestion administrative et financière (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY200-BRUVER-067
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : lundi 19 novembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 2 janvier 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1970 à 2411 euros bruts par mois
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein du pôle "Affaires générales", l'assistant en gestion administrative et financière réalise les activités administratives et financières de la délégation régionale, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables. Il-elle participe au bon fonctionnement général de la délégation en assurant pour partie une mission de secrétariat pour la direction et le service financier et comptable, et pour partie une mission de gestion des crédits alloués à la délégation régionale.

Activités

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
- Gérer les agendas et contrôler les échéances.
- Gérer le courrier entrant.
- Coordonner les aspects administratifs et logistiques des réunions et manifestations (réservation de salle, prestations de bouche…).
- Participer à la mise à jour des bases de données internes(Contacts…).
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Assurer l'assistance technique et conseiller les personnels dans le domaine de la gestion administrative et financière.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
Contribuer à l'engagement et à la liquidation des dépenses (commandes, missions, cartes d'achats) dans l'outil de gestion du CNRS.
- Tenir et contrôler les données du centre financier de la délégation dans l'outil de gestion du CNRS.
Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations en suivant le référentiel budgétaire.
Actualiser les tableaux de bord sous excel.
Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations pour le domaine d'activité.
S'informer et suivre l'évolution de la réglementation et des outils de ses domaines d'intervention.

Compétences

- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures de gestion administrative et financière.
Savoir appliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au domaine d'intervention.
- Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations.
- Utiliser les fonctionnalités d'un tableur et les outils informatiques appliqués à la gestion financière.
- Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication informatiques, assister les utilisateurs.
- Aptitude à travailler en équipe : informer, rendre compte, alerter, relayer l'information.
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les urgences.
- Maîtriser les techniques de communication.
- Anglais : expression/compréhension écrite et orale de niveau 1.
- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités
- Savoir faire preuve de discernement et être force de proposition.
- Respecter la confidentialité des informations.
- Sens du relationnel et savoir faire preuve de discrétion.

Contexte de travail

La délégation Paris-Centre est une des 18 délégations régionales du CNRS. Elle gère 180 laboratoires de recherche et 3400 agents du CNRS. Les laboratoires sont principalement implantés dans le 5ème arrondissement de Paris correspondant et relèvent des 10 Instituts scientifiques du CNRS. La délégation Paris-Centre compte un effectif d'environ 90 personnes.

Le pôle des affaires générales est composé de 4 personnes : la responsable, l'assistante de direction et deux assistants en gestion administrative et financière. L'assistante de direction et les deux assistants en gestion administrative et financière s'organisent pour assurer la continuité du service. L'activité implique une interaction avec les interlocuteurs externes et l'ensemble des services de la délégation.

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