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Portail > Offres > Offre MOY1900-AURPLI-022 - Assistant-e de direction (H/F)

Assistant-e de direction (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 8 juillet 2022

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Informations générales

Référence : MOY1900-AURPLI-022
Lieu de travail : CAEN
Date de publication : vendredi 17 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 11 juillet 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1960 et 2000€ bruts selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein des services de la délégation Normandie, l'assistant-e de direction est placé-e sous l'autorité hiérarchique du Délégué Régional. Il/Elle assiste la direction en assurant le suivi des relations avec les chefs de services de la délégation, les directions des unités, les partenaires internes et institutionnels et propose un appui aux unités sur les actes réglementaires régissant la vie des laboratoires.

Activités

-Organiser et coordonner l'ensemble des tâches classiques de secrétariat liées aux domaines d'intervention du Délégué Régional,
- Assurer la gestion du planning de la direction et procéder au tri des informations mises à sa disposition pour sélectionner les actions prioritaires et organiser les déplacements du Délégué Régional,
- Rédiger les compte – rendus de réunions et en assurer la diffusion interne et/ ou externe,
- Assurer une veille réglementaire dans le cadre de son domaine d'activités,
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire,
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure,
- Assurer une interface avec les partenaires régionaux et nationaux, dans un contexte multi-tutelles et multi-sites,
- Participer à l'élaboration de dossiers transverses,
- Communiquer et travailler en interaction avec différents interlocuteurs (services de la délégation, laboratoires...),
- Assister et conseiller les chefs de services dans le suivi des dossiers,
- Participer aux réponses, rapports, enquêtes et études,
- Assurer un soutien aux unités dans la rédaction de leurs règlements intérieurs,
- Produire des indicateurs et documents de référence à partir d'éléments disponibles dans les systèmes d'information

Compétences

Connaissances générales :
- du fonctionnement et du rôle des établissements publics,
- des statuts des EPST(établissement public à caractère scientifique et technologique) et des établissements d'enseignement supérieur,
- de la gestion de projets
- des techniques de communication

Savoir-faire opérationnels :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Utiliser les outils de bureautique courants (traitement de texte, tableur, etc.),
- Rédiger des rapports ou des documents,
- Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles,
- Savoir analyser les données pertinentes des conventions/ contrats,
- Organiser son activité, respecter les délais,
- Respecter la confidentialité des données,
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives,
- Rechercher l'information, la vérifier, la classer,
- Rendre compte de l'avancement des dossiers,
- Concevoir des tableaux de bord,
- S'adapter aux changements organisationnels dans une structure en évolution,
- Réaliser des synthèses, courriers,
- Excellentes qualités relationnelles, sens du collectif
- Faire preuve de rigueur et d'autonomie,
- Travailler en équipe.

Contexte de travail

Le CNRS est un organisme public de recherche pluridisciplinaire avec un budget de 3,4 milliards d'euros, 32 000 personnes au service de la recherche et plus de 1100 laboratoires de recherche en France et à l'étranger..

La délégation Normandie du CNRS basée à Caen, accompagne 33 unités de recherche et de service situées à Caen, Rouen et au Havre.
La délégation assure des missions de gestion, d'appui aux laboratoires, de représentation de l'établissement, d'animation et de coordination de la communauté scientifique. Elle met en œuvre tous les actes administratifs accompagnant la vie des laboratoires : gestion des ressources humaines, gestion budgétaire et financière, formalisation des contrats de collaboration ou de prestation, etc.
A ce titre, elle impulse et coordonne toutes les actions assurant aux laboratoires l'appui dont ils peuvent avoir besoin: recherche de partenariats, valorisation, conseil en gestion des ressources humaines et en organisation, information scientifique et technique, formation permanente, soutien logistique, prévention et sécurité,

L'assistant-e du délégué régional travaille sous l'autorité du délégué régional et en interaction directe avec lui et si besoin avec les responsables des services.

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