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Technicienne en gestion administrative H/F


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Informations générales

Référence : MOY1800-CINCLA-062
Lieu de travail : LILLE
Date de publication : jeudi 7 février 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 25 mars 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1615 et 1874 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

• Assurer le secrétariat du Service Prévention et Sécurité
• Assurer le secrétariat de la Déléguée régionale lors des absences de l'agent dédié à cette fonction

Activités

Mission 1 : assurer le secrétariat du Service Prévention et Sécurité :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Tenir l'agenda de l'IRPS : organiser ses rendez-vous et ses déplacements
- Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier
- Réaliser le suivi administratif des procédures de fonctionnement du service
- Alimenter les bases de données et produire des tableaux de bord
- Assurer l'interface avec les autres services de la délégation, les laboratoires, la Coordination Nationale de Prévention et Sécurité du CNRS et les partenaires académiques
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi de réunions ou de colloques
- Rédiger des comptes rendus de réunion, des courriers, des notes de procédures
- Etre la secrétaire administrative du CRHSCT
- Procéder à l'archivage et au classement de documents.
- Mettre à jour les pages web du service

Mission 2 : assurer le secrétariat de la Déléguée régionale

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Filtrer les appels téléphoniques, le courrier de la Déléguée et des affaires réservées
- Tenir l'agenda de la Déléguée : organiser ses rendez-vous et gérer son planning
- Traiter et diffuser des informations (décisions, notes de service..) en interne et en externe
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi de réunions et de manifestations (rédaction d'ordres du jour, convocations, préparation des dossiers supports, réservation de salles)
- Procéder à l'archivage et au classement de documents
- Assurer la circulation de l'information entre la Déléguée régionale, son adjointe et les chefs de service

Compétences

• Etre en capacité d'optimiser l'organisation de son travail et de respecter les délais
• Savoir définir les priorités et gérer les urgences
• Etre en mesure d'apporter des réponses et des solutions personnalisées aux différents interlocuteurs
• Respecter la confidentialité des informations
• Maîtrise des techniques de gestion administrative
• Etre autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant rendre compte
• Maitriser les outils bureautiques courants et disposer d'une aisance dans la pratique d'applications de gestion
• Maitriser les techniques de communication écrites et orales
• S'adapter à des interlocuteurs différents
• Sens relationnel
• Sens de l'initiative
• Notions de base en santé et sécurité
• Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 1

Contexte de travail

Les missions s'exerceront :
- au Service Prévention et Sécurité, sous la responsabilité directe de l'IRPS.
- à la direction de la délégation régionale, sous la responsabilité directe de la Déléguée régionale.

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