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Assistant en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : lundi 10 octobre 2022

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Informations générales

Référence : MOY1666-CATHEL-003
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 29 août 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 17 octobre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 2107 € et 2361 € bruts mensuels selon l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'agent est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'adjointe à la direction de la communication en charge de l'administration et des partenariats. Il/elle assure la gestion financière et comptable de plusieurs équipes de la Dircom : recettes, dépenses, commandes, missions, dans le respect des règles et procédures applicables au CNRS.

Activités

• Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel (accueil des nouveaux entrants, constitution des dossiers de CDD, correspondant formation) au sein de la direction ;
• Élaborer, préparer, suivre et contrôler des actes de gestion et prévenir les contentieux ;
• Engager et suivre les commandes de plusieurs équipes de la Dircom ;
• Traiter des workflows ;
• Gérer les déplacements des membres de plusieurs équipes ainsi que celles d'invités extérieurs : réservation des titres de transports, des hébergements, établissement des ordres de mission et préparation des états de frais ;
• Contribuer à l'élaboration du budget ;
• Gérer l'inventaire et le suivi des immobilisations des matériels, informatiques en particulier, de la direction ;
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'équipe ;
• Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires/fournisseurs ;
• Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et financiers ;
• Conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.

Compétences

• Connaître l'environnement bureautique, maîtriser la pratique des principaux logiciels de gestion et de bureautique courants et être capable de s'adapter facilement à l'utilisation de logiciels et applications spécifiques au CNRS ;
• Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité ;
• Savoir hiérarchiser les activités et apprécier le degré d'urgence ;
• Respecter la confidentialité des informations traitées ;
• Être autonome dans la gestion de ses dossiers tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Être doté d'une aisance relationnelle ;
• Savoir faire preuve de rigueur et d'initiative ;

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris (16ème) et s'exercera au sein de la direction de la communication. Le service gestion de la Dircom est composé de trois gestionnaires.

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