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Portail > Offres > Offre MOY1649-SONVEL-032 - Assistant(e) de direction (H/F)

Assistant(e) de direction (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 26 janvier 2022

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Informations générales

Référence : MOY1649-SONVEL-032
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 5 janvier 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2250 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Il/Elle aura en charge la coordination du secrétariat de la Direction de la stratégie financière, de l'immobilier et de la modernisation (DSFIM), de la gestion du budget et le suivi de démarches administratives relatives aux agents de la direction.
Il/Elle assurera de façon autonome le suivi de l'ensemble des tâches administratives, comprenant la gestion de l'agenda de la directrice de la DSFIM.

Activités

- Assurer les travaux classiques de secrétariat de direction : rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites (accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, gestion des mails, …).
- Gérer l'agenda de la directrice et organiser ses déplacements (réservation des billets de transport et hôtel).
- Organiser et gérer les missions pour l'ensemble de la direction (validation sur le portail Simbad, établissement des bons de commande, émission des ordres de mission et des états de frais, liquidation des missions).
- Informer et accompagner dans leurs démarches les responsables de service de la DSFIM, et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.
- Organiser des réunions internes et/ou avec les partenaires.
- Coordonner les aspects logistiques de la direction.
- Maintenir à jour les sites internet et intranet de la direction.
- Assurer la diffusion des informations pertinentes.
- Assurer le suivi et le pilotage des crédits de fonctionnement de la direction.
- Rédiger le plan de formation de la DSFIM (correspondant-e formation de l'unité).
- Coordonner et suivre les Actions Nationales de Formation (ANF), accordées à la DSFIM.
- Organiser des manifestations et les séminaires annuels de la direction (45 – 130 personnes).
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
- Gérer les congés des agents (Agate).
- Classer et archiver les documents (correspondant-e archive de la direction).
- Etre le/la Référent-e Doc'utiles.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement du CNRS.
- Systèmes d'information budgétaires et financiers (la connaissance de l'outil Geslab serait apprécié).
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie.
- Savoir organiser le classement et l'archivage des documents et informations traitées.
- Maîtrise des outils bureautiques courants (principalement Excel, Word, Powerpoint et Outlook).
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Avoir le sens de la planification des activités et des échéances.
- Avoir un esprit méthodique et rigoureux.
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées.
- Savoir rendre compte.
- Faire preuve d'initiative.

Contexte de travail

Le CNRS est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST).
Avec près de 33 000 collaborateurs, un budget de 3,3 milliards d'euros, une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance, en s'appuyant sur plus de 1100 unités de recherche.

Au sein de la Direction de la Stratégie Financière, de l'Immobilier et de la Modernisation (DSFIM), l'assistant.e de direction exerce ses activités sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DSFIM. Il-Elle interagit en permanence avec la directrice adjointe, les chefs de service de la DSFIM et la secrétaire de direction de la DDAI.

Il-Elle a pour principaux interlocuteurs les secrétariats de la Présidence, des directeurs généraux, des directeurs d'instituts, des délégués régionaux et des directeurs des directions fonctionnelles.

Le secrétariat joue un rôle central dans la bonne marche de la direction, composée d'une quarantaine de personnes, et la qualité de la communication interne et externe. Il se caractérise par son niveau professionnel confirmé et sa réactivité.

Le poste est localisé à Paris (16ème) au siège de l'établissement.

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