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Assistant-e en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY100-HOUCIN-031
Lieu de travail : VILLEJUIF
Date de publication : mercredi 3 juillet 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juillet 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 970 € et 2 208 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Dans le cadre des orientations fixées par le responsable du service des affaires générales, l'assistant(e) en gestion administrative assure un soutien administratif à l'attention des laboratoires de la circonscription et de la délégation. Il(elle) sera en mesure d'assurer la continuité du service des affaires générales.

Activités

1° A l'attention des laboratoires :

- Préparer et rédiger des actes juridiques courants
- Assister le(la) chargé(e) d'études pour la mise en place des conseils de laboratoire et la rédaction des règlements intérieurs des unités de la circonscription
- Interpréter et veiller à l'application des textes législatifs et règlementaires concernant l'établissement
- Effectuer une veille juridique

2° A l'échelle de la délégation et du service :

- Participer à l'élaboration et au suivi de l'exécution du plan de formation des personnels (PFU) de la délégation, en tant qu'agent susceptible d'être désigné correspondant formation (COFO)
- Assurer la gestion de la badgeuse de la délégation : régularisation des anomalies, assistance des services et des agents, élaboration de statistiques, conception d'outils de pilotage, rédiger des documents facilitant le bon usage, améliorer l'utilisation de l'outil…
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux arrivants, notamment au circuit d'accueil, en lien avec le service ressources humaines et les autres services impliqués : badge, accès, clef, informatique, présentation aux services…
- Proposer des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour faciliter le fonctionnement interne de la structure
- Assurer le bon archivage des documents du service
- Préparer des éléments à transmettre au secrétariat de la déléguée régionale pour ses différentes visites ou réunions

Compétences

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation générale des institutions françaises, plus particulièrement de l'enseignement supérieur et de la recherche, ESPT, EPSCP, et idéalement du CNRS
- Connaissances juridiques générales
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel et word notamment)
- Capacité à concevoir des outils éprouvés ou innovants, des restitutions, tableaux de bord, synthèses, rapports ou documents

Savoirs faire :
- Tenir compte des besoins et contraintes
- Etre force de proposition, d'innovation et de créativité
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir rechercher l'information, la vérifier
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Savoir rendre compte

Savoirs-être :
- Etre organisé(e) et rigoureux(euse)
- Autonomie et réactivité
- Polyvalence
- Sens du contact
- Neutralité
- Avoir des capacités d'analyse
- Avoir des capacités de coordination et d'initiative
- Savoir travailler en équipe et en mode collaboratif
- Respecter la confidentialité

Contexte de travail

La délégation Ile-de-France Villejuif assure la gestion d'environ 130 structures de recherche et 2100 personnels (dont 375 personnels non titulaires) sur un large périmètre francilien. Elle est localisée sur le site du Campus CNRS au 7 rue Guy Môquet à Villejuif, à moins de 10 minutes à pied d'une station de métro. La délégation dispose, pour son personnel, d'un restaurant et d'un parking.
L'assistant(e) en gestion administrative est placé(e) sous l'autorité du responsable du service des affaires générales. Il/elle sera intégré(e) dans une équipe de 6 personnes

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