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Gestionnaire administratif formation (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY100-HOUCIN-016
Lieu de travail : VILLEJUIF
Date de publication : mardi 27 novembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 647€ et 1 737 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la gestionnaire administratif formation apporte son appui aux conseillers formation et aux assistants formation. Il/elle est plus particulièrement chargé(e) des aspects administratifs, logistiques et financiers. Il/elle réalise un rôle de relais auprès des Délégations Régionales d'Ile de France. Il/elle apporte également son appui aux conseiller(e)s et assistant(e)s formation.

Activités

- Assurer la gestion administrative des actions régionales
- Gérer les inscriptions des formations en interaction avec les Délégations Régionales de l'Ile- de- France dans un outil dédié
- Transmettre les convocations, les feuilles de présence et recueillir les questionnaires d'évaluation
- Mettre en place et assurer la logistique des formations au sein des différentes Délégations Régionales
- Alimenter les bases de données et les tableaux de bord de suivi de l'activité formation
- Saisir les données dans le système d'information RH du CNRS
- Engager les dépenses et liquider les factures
- Etre l'interlocuteur des Délégations Régionales et assurer un rôle d'orientation en fonction des problématiques rencontrées

Compétences

Savoirs :
- Avoir des connaissances dans le domaine des techniques de gestion administrative
- Avoir des notions de base dans le domaine de l'ingénierie de formation
- Savoir utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et les logiciels de mise en forme de documents

Savoirs faire :
- Savoir planifier les activités en tenant compte des priorités, des échéances et des imprévus
- Savoir prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le bon déroulement des actions de formation

Savoirs être :
- Avoir le sens du travail en équipe, de la diplomatie et de la confidentialité
- Avoir des qualités relationnelles, le sens de l'écoute et du service
- Capacité d'adaptation et disponibilité

Contexte de travail

Le service mutualisé d'Ile-de-France, rattaché à la délégation Ile-de-France Villejuif, a été créé au CNRS en 2015 pour optimiser les ressources au bénéfice des délégations régionales franciliennes, tout en conservant la qualité aux usagers et en développant une expertise.
Ce service intervient dans les domaines de compétence suivants : formation, achats, informatique et patrimoine immobilier/logistique au service des 5 délégations régionales d'Ile-de-France.
Le pôle formation du service mutualisé prend en charge, au bénéfice de l'ensemble des délégations régionales d'Ile-de-France, l'ingénierie de formation, la mise en œuvre et l'évaluation des formations collectives répondant aux besoins de formation identifiés par les 5 délégations régionales.
Dans ce cadre, il planifie et coordonne des actions de formation qui sont déployées sur les sites représentatifs de la région Ile-de-France, à savoir : Ile-de-France Gif-sur-Yvette, Ile-de-France Meudon, Ile-de-France Villejuif, Paris Centre et Paris Michel Ange.
Le/la gestionnaire administratif formation travaille au sein d'une équipe composée de 2 ou 3 personnes une coordinatrice et une assistante formation. Il/elle dépend hiérarchiquement de la Responsable de pôle et fonctionnellement de la coordinatrice de l'équipe.

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