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Portail > Offres > Offre INS1660-SONVEL-007 - Gestionnaire missions et évènements (H/F)

Gestionnaire missions et évènements (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 28 septembre 2021

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Informations générales

Référence : INS1660-SONVEL-007
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 7 septembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 18 octobre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1661 à 1832 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Le ou la gestionnaire missions et évènements assure la gestion des déplacements des personnels de l'institut et l'organisation logistique d'évènements, apporte un appui à la gestion financière de l'institut et gère des outils collaboratifs.

Activités

Assurer le soutien logistique pour l'organisation d'évènements, en présentiel ou en visioconférence, en lien fonctionnel avec le pôle communication de l'institut :
- participation aux réunions des comités de pilotage des évènements (environ 10 évènements institutionnels ou scientifiques par an) : préparation des ordres du jour, rédaction des compte-rendus, suivi des calendriers ;
- mise en place de rétro-plannings ;
- relations avec les prestataires ;
- gestion des inscriptions et des intervenants ;
- suivi du budget ;
- soutien technique et logistique le jour de l'évènement ;
- aide à la réalisation de supports simples d'information : signalétique, programmes, brochures, pages web.

Apporter un appui à la gestion financière de l'institut :
- Gérer les frais de déplacement de membres de l'équipe de l'INSIS et des personnes invitées ou conviées : valider les réservations de voyage, suivre la mise en paiement des indemnités, alimenter les tableaux de suivi ;
- Effectuer des commandes de matériels et prestations pour le fonctionnement de l'institut.

Assurer la gestion d'outils collaboratifs (espaces numériques partagés, gestion d'enquêtes).

Rédiger des courriers électroniques et compte-rendu

Mettre en place et renseigner des tableaux de suivi

Compétences

Connaître les techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Avoir des notions de base en gestion budgétaire et comptable publique
Maitriser les outils bureautiques, en particulier traitement de texte et tableur
Savoir utiliser et s'adapter facilement à des logiciels et outils de gestion et multimédia
Avoir une bonne expression écrite
Savoir s'organiser, prioriser les tâches et gérer les urgences
Avoir le sens de la rigueur
Disposer d'aptitudes relationnelles
Être autonome et avoir l'esprit d'initiative
Savoir travailler en équipe

Contexte de travail

L'institut des sciences de l'ingénierie et systèmes (INSIS), l'un des 10 instituts thématiques du CNRS, est en charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement dans son domaine et de la coordination de l'action des 162 structures de recherche qui lui sont rattachées, représentant plus de 16 800 personnes.
Le ou la gestionnaire missions et évènements exerce ses fonctions au sein de l'équipe support administrative de l'INSIS, au siège du CNRS, à Paris. Sous l'autorité de la directrice adjointe administrative (DAA) de l'institut, l'équipe support comprend 14 personnes : une assistante du directeur de l'institut, une assistante de la DAA, un-e gestionnaire missions et évènements ainsi que 7 pôles fonctionnels (structures et instances, ressources humaines, finances, partenariat et innovation, plateformes, international et Europe, communication). Le ou la gestionnaire missions et évènements exerce son activité sous l'autorité directe de la DAA, en lien fonctionnel étroit avec le responsable du pôle finances et la responsable du pôle communication.

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