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Assistant(e)-Gestionnaire (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1650-SONVEL-002
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 19 juin 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1843 à 2075 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d’années
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 3 années

Missions

L’assistant(e) gestionnaire assure :
- le secrétariat des Directeurs Adjoints Administratifs (DAS) et de leurs chargés de mission : 50% du temps de travail
- la gestion administrative et comptable du Bureau français de Future Earth (FE) : 50% du temps de travail

Activités

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Contribuer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiéesProcéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatementSuivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations Enregistrer les données budgétairesClasser et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptablesCollecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestionSuivre et contrôler les opérations comptables et financières
Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
Gérer les déplacements (réservation billets de train, d'avion, d'hôtels, établissement des ordres de mission, des bons de commandes et des états de frais)
Mettre en œuvre des procédures de gestion, en particulier dans l'organisation de missions et déplacements,
Consigner les procédures applicables dans son domaineIntégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’INEE, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Répondre aux demandes, en français et en anglais.

Compétences

Règles et techniques de la comptabilité publique
Comptabilité analytique
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,
Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement,
Informer et rendre compte,
Rechercher l'information, la vérifier et la classer,
Etre capable de s’adapter rapidement à des applications spécialisées, et notamment à des applications de gestion comptable et financière Maîtriser le Pack Office
Planifier son activité, et anticiper les besoins à venir,
Travailler en équipe,
Etre force de proposition
Avoir le sens de l’autonomie
Faire preuve de polyvalence et de réactivité ainsi que d'un grand sens de l'organisationCompréhension et expression écrite et orale en anglais : niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Utiliser les techniques de classement et d'archivage,
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Contexte de travail

L’assistant(e) gestionnaire exerce sa fonction auprès de Future Earth (FE) et de l’Institut Ecologie et Environnement (INEE) du CNRS.
L’assistant(e) gestionnaire sera basé(e) dans les locaux de l’INEE au CNRS et sera amené(e) à se déplacer régulièrement dans les locaux de FE situés à l’UPMC. FE est un dispositif international visant, en fusionnant divers programmes, à mieux organiser la recherche dans les domaines du changement global.
http://futureearth.org/

L’INEE est un des dix instituts du CNRS, il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l’environnement au sein de ses 83 unités.
L’assistant(e) exerce sa fonction sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et sous la responsabilité fonctionnelle de la Directrice adjointe du Bureau Français de Future Earth .

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