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Portail > Offres > Offre INS1630-SONVEL-024 - Assistant(e) de direction (H/F)

Assistant(e) de direction (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 10 décembre 2021

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Informations générales

Référence : INS1630-SONVEL-024
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 19 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2251 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant(e) de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités du directeur d'institut. Il (elle) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. ll (elle) contribue à l'organisation du secrétariat de la direction de l'institut.

Activités

Rattaché(e) directement au directeur et en lien avec la directrice administrative adjointe de l'institut, et sous la responsabilité de l'assistant(e) principale. Il (elle) est chargé(e) de :
- Gérer l'agenda, ainsi que les contacts du directeur d'institut (y compris dans sa mission de directeur scientifique référent) ;
- Veiller à la bonne exécution des missions du directeur d'institut ;
- Gérer la boite mail du directeur et du secrétariat (environ 15 000 mails/an) ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions (constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires) ;
- Planifier et organiser les réunions internes du directeur avec ses directeurs adjoints ;
- Apporter son aide au secrétariat de la DAA en cas d'absence ou de surcharge de travail, dans le cadre du bon fonctionnement d'un secrétariat de direction commun au DI et à la DAA ;
- Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut ;
- Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins ;
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions, de décisions… ;
- Rédiger des courriers, notes et les enregistrer dans l'outil dédié ;
- Suivre en propre des dossiers spécifiques (Prix, médailles, Sésame…) ;
- Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.) ;
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention ;
- Gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique ;
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques liés aux activités du directeur d'institut ;
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
- Participer en tant que de besoin, à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs).

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant(e) de direction doit :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS, de ses partenaires et de la recherche publique
- Savoir gérer un flux important d'informations ;
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
- Avoir une connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.) ;
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise des outils de gestion du CNRS (Outlook, GesLab, Corlys, MyCore, Simbad, etc…) ;
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Anglais : niveau A2 (expression écrite et orale en anglais débutant avancé).

Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Avec plus de 34 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance.

Au sein du CNRS, l'Institut des sciences biologiques (INSB) développe et coordonne des recherches d'excellences visant à décrypter la complexité du vivant, des atomes aux biomolécules, de la cellule à l'organisme entier et aux populations. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Écoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 230 structures de recherche et d'appui à la recherche et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. Le poste est situé au sein de la direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché au Directeur de l'institut.

L'assistant(e) de direction travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'Institut, le cabinet de la présidence, les secrétariats de la DGD-S et de la DGD-R et, en tant que de besoin, les partenaires externes.

Lieu de travail : PARIS 16ème arrondissement – Siège du CNRS

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