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Secrétaire de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1630-SONVEL-008
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 11 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 15 octobre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1647 à 1826 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Assurer le secrétariat et l'assistance logistique d'un Directeur Adjoint Scientifique (DAS) et réaliser tous les actes administratifs nécessaires à l'exercice de ses missions dans le respect des techniques, règles et procédures du CNRS.

Activités

- Gérer l'agenda du DAS (Outlook),
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers, courriels, parapheurs...),
- Enregistrer les courriers/courriels (arrivée et départ) dans l'outil dédié,
- Gérer les adresses électroniques partagées,
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques,
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs,
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements en France et à l'étranger,
- Organiser les réunions en interne et/ou avec des partenaires extérieurs,
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions,
- Assurer l'assistance ponctuelle des délégués scientifiques et chargés de missions scientifiques liés au DAS,
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative,
- Savoir informer et rendre compte,
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées,
- Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Outlook) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS,
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence,
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement,
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Anglais : savoir lire et comprendre un courriel et pouvoir y répondre succinctement,
- Avoir le sens relationnel.

Contexte de travail

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique,) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS l'Institut des sciences biologique (INSB) pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Ecoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 247 structures de recherche et de service et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. L'INSB est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte 60 agents (31 IT et 29 scientifiques).

Le poste est situé au sein du service de la Direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la Directrice Adjointe Administrative.

Le/la secrétaire de direction devra assurer la continuité de service lorsque nécessaire, au sein de l'équipe en charge du secrétariat des directeurs adjoints scientifiques.

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