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Secrétaire gestionnaire (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1630-SEVPAY-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 10 janvier 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1647 à 1893 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein de la direction administrative de l'INSB, le/la secrétaire de la cellule bioéthique assure l'instruction et le suivi administratif des dossiers de promotion de recherche biomédicales pour l'ensemble des structures de recherche. En lien avec son responsable il/elle suit la mise en œuvre de la réglementation dans le domaine de la bioéthique.
Il/elle assure le secrétariat et l'assistance logistique de deux responsables de cellules de l'INSB.

Activités

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
Effectuer un suivi des dossiers, et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
Effectuer les mises à jour des dossiers et les archiver.
Suivre et appliquer les procédures dédiées.
Suivre et appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au domaine d'activité.
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…),
Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs,...)
Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié
Rédiger des courriers ou des messages électroniques
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des deux responsables de cellule et ponctuellement d'invités de l'INSB.
Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs,…)
Assurer la continuité de service au sein de l'équipe en charge des secrétariats.

Compétences

Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Savoir informer et rendre compte
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (missions, enregistrement courrier)
Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence
Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement
Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Contexte de travail

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique,) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS l'Institut des sciences biologiques (INSB) pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Ecoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 247 structures de recherche et de service et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. L'INSB est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte 61 agents (31 Ingénieurs et Techniciens et 30 scientifiques). Le poste est situé au sein de la cellule réglementation bioéthique de l'INSB, hiérarchiquement rattaché au responsable de la cellule.

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