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Assistant (e) de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1630-KILAUD-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 26 septembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 6 novembre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1970 et 2400 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant (e) de direction assiste la direction administrative (DAA) de l'INSB sur l'ensemble de ses missions. Il/elle prend en charge le secrétariat de la DAA et de son adjointe ainsi que les éléments de gestion liées au fonctionnement de la direction administrative de l'INSB. Elle assure les interfaces utiles avec les autres directions, et coordonne les échéances de l'activité de la direction administrative en lien avec la DAA, son adjointe et avec la direction de l'institut

Activités

Assistanat de Direction :

-Gérer l'agenda de la DAA et de son adjointe ;
-Gérer la messagerie électronique « INSB.DAA » ;
-Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs) ;
-Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié ;
-Rédiger des courriers ou des messages électroniques ;
-Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
-Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements de la Directrice Adjointe Administrative de l'Institut et de son adjointe ;
-Organiser les réunions hebdomadaires internes de la DAA avec ses équipes administratives ;
-Organiser les « DOR » Dialogues Objectifs Ressources des unités de l'INSB en lien avec les délégations régionales et les directeurs d'unités ;
-Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions ;
-Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.) ;
-Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut ;
-Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique ;
-Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins ;
-Apporter son aide au secrétariat du Directeur d'Institut en cas d'absence ou de surcharge de travail ;
-Assister ponctuellement un ou plusieurs DAS, et les agents de l'instituts, en prenant en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements ;

-Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs, etc.)

Suivi RH :

-Suivi des congés et absences des agents de l'INSB
-Planification de la campagne d'évaluation annuelle des agents de l'INSB

Compétences

-Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
-Savoir rédiger ;
-Savoir informer et rendre compte ;
-Savoir rechercher l'information et la vérifier ;
-SavoiR respecter la confidentialité des informations traitées ;
-Connaître les logiciels de bureautique courants (Word, Excel) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (SIMBAD, GESLAB) ;
-Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence ;
-Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement ;
-Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
-Avoir un bon sens relationnel et une aptitude à communiquer ;
-Anglais : savoir lire et comprendre un courriel et pouvoir y répondre succinctement.

Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Etablissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Avec plus de 34 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance.

Au sein du CNRS, l'Institut de Sciences Biologiques (INSB) développe et coordonne des recherches d'excellences visant à décrypter la complexité du vivant, des atomes aux biomolécules, de la cellule à l'organisme entier et aux populations. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Ecoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 238 structures de recherche et de service et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. Le poste est situé au sein de la direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la Directrice Adjointe Administrative.

Lieu de travail : PARIS 16ème arrondissement – Siège du CNRS

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