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Assistant-e de Directeurs Adjoints Scientifiques à l'institut de chimie - (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1620-SONVEL-013
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 18 juin 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'institut de chimie (INC), assurer le secrétariat et l'assistance technique de deux Directeurs Adjoints Scientifiques (DAS) ainsi que du DAS en charge de la politique de site de l'institut.

Activités

Secrétariat/assistance :
- Gérer les agendas et les déplacements (réservation des billets et d'hôtels, établissement des ordres de mission, des bons de commandes et des états de frais).
- Gérer et traiter les informations orales (accueil, téléphone...) et écrites (courrier électronique, courrier papier entrant et sortant).
- Organiser les réunions internes et externes.
- Préparer les dossiers supports des réunions en liaison avec les Chargé-e-s d'Etudes en Administration Scientifique (CEAS).
- Assurer le suivi des dépenses des missions des DAS.
- Classer et archiver les documents.

Organisation des visites de sites de l'institut :
- Participer à l'élaboration du programme.
- Rédiger des courriers et contacter les délégations régionales et les directeurs d'unité.
- Procéder à l'organisation générale des déplacements des membres de l'institut sur le site.

Activités transverses :
- Gérer l'avancement des lettres de mission des directeurs d'unités jusqu'à leur signature par tous les partenaires
- Participer à l'organisation des journées nationales de l'INC, en lien avec la cellule communication de l'institut.
- Assurer le relais de l'assistante du directeur d'institut.

Compétences

- Maitriser les techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative.
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement.
- Avoir de bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
- Connaître les outils institutionnels de l'organisme (Geslab, Simbad...).
- Avoir des notions de base en gestion budgétaire et comptable.
- Savoir informer et rendre compte.
- Etre capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Savoir planifier son activité et être autonome.
- Disposer d'un bon relationnel et avoir le sens du travail en équipe.
- Posséder des connaissances des techniques de classement et d'archivage.

Anglais : Niv. A2 (selon le CECRL) attendu, afin de pouvoir répondre à un appel et libeller un mail/courrier).

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'institut de chimie (INC) a pour mission de développer et de coordonner les recherches concernant l'élaboration de nouveaux composés, la compréhension de la réactivité chimique, l'élucidation toujours plus fine et la prédiction des relations entre la structure des composés au niveau atomique et leurs propriétés.

L'institut comprend 200 structures de recherche et de service dans lesquelles travaillent 13 000 personnels scientifiques et administratifs dont 3 100 sont agents CNRS.

L'assistant-e interagit avec les Directeurs Adjoints Scientifiques de l'institut et leurs chargés de mission, les Directeurs d'unités, les CEAS, les assistantes, la Directrice Adjointe Administrative et le Directeur de l'institut.

Il/elle exercera ses fonctions sous l'autorité de la Directrice adjointe administrative de l'institut.

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