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Secrétaire DAS et COM (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1620-SONVEL-005
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 9 février 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1622 à 1801 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'Institut de chimie (INC), assurer le secrétariat et l'assistance technique de deux directeurs adjoints scientifiques ainsi que de l'équipe de la communication.

Activités

• Secrétariat et gestion :

- Gérer les plannings et les déplacements et assurer le suivi des dépenses correspondantes
- Gérer le courrier, la messagerie
- Assurer l'accueil téléphonique et présentiel
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
- Organiser les visites d'unités sur site
- Mettre en œuvre des procédures de gestion
- Créer et renseigner des tableaux de bord
- Organiser et alimenter les bases de données

• Support à la cellule communication :

- Actualiser le site web : mise en forme et en ligne des images, rédaction de brèves,..
- Participer à l'élaboration de la newsletter
- Participer aux évènements (salons, colloques, manifestations, conférences) et aux enquêtes
- Assurer le suivi des "talents du CNRS" de l'INC
- Répondre aux demandes concernant les stages/TPE/interviews de scolaires etc.

Compétences

- Connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative,
- Très bonne maitrise orale et écrite de la langue française
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable,
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement souhaitée,
- Connaissance des logiciels de bureautique et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du domaine (logiciels de PAO Photoshop, Indesign et de mise en ligne Dreamweaver)
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Savoir planifier son activité, être rigoureux
- Disposer d'un bon relationnel et avoir le sens du travail en équipe
- Savoir informer et rendre compte
- Capacité à rechercher l'information, la vérifier et la classer

- Connaissance linguistique : Anglais, compréhension et expression écrite et orale de niveau B

Contexte de travail

L'assistant(e) en gestion administrative exercera ses fonctions sous l'autorité de la directrice adjointe administrative (DAA) de l'Institut de chimie qui comprend 37 personnes dont 23 scientifiques et 14 ingénieurs/techniciens et gère 170 unités de recherche. L'Institut de chimie a pour mission de développer et coordonner les recherches concernant l'élaboration de nouveaux composés, la compréhension de la réactivité chimique, l'élucidation toujours plus fine et la prédiction des relations entre la structure des composés au niveau atomique et leurs propriétés.

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