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Secrétaire DAS (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1620-SONVEL-002
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 16 juin 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 4 septembre 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1622 à 1801 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d’années d’expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 3 années

Missions

Au sein de l'Institut de chimie, assurer le secrétariat et l'assistance technique de deux directeurs adjoints scientifiques (DAS) et de leurs chargés de mission, le cas échéant, ainsi que du DAS en charge de la politique de site de l'Institut.

Activités

Secrétariat/assistance :
- Gérer les agendas, les courriers et les messageries
- Assurer l’accueil téléphonique et présentiel
- Organiser les réunions internes et externes
- Préparer les dossiers supports des réunions en lien avec les équipes de l’institut
- Classer et archiver les documents
- Gérer les déplacements (réservation billets de train, d'avion, d'hôtels, établissement des ordres de mission, des bons de commandes et des états de frais)
- Assurer le suivi des dépenses des missions

Organisation des visites de sites de l'institut :
- Participer à l'élaboration du programme
- Rédiger des courriers et contacter les délégations régionales et les directeurs d'unité
- Procéder à l'organisation générale des déplacements des membres de l'institut sur le site

Activités transverses :
- Participer à l'organisation des journées nationales de l'INC
- En lien avec le pôle juridique, assurer le suivi de l’envoi des conventions en interne et aux partenaires extérieurs français et internationaux
- Assurer le relais de l'assistante du directeur d'institut pendant son absence et ses congés

Compétences

Maîtrise des techniques de secrétariat
Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Savoir informer et rendre compte
Etre capable de rechercher l'information, la vérifier, la classer
Savoir planifier son activité et être autonome
Disposer d'un bon relationnel et avoir le sens du travail en équipe
Connaître les techniques de classement et d'archivage
Connaissance linguistique : Anglais, compréhension et expression écrite et orale de niveau A1 (appels téléphoniques, e-mail)

Contexte de travail

L’assistant(e) en gestion administrative exercera ses fonctions sous l’autorité de la directrice adjointe administrative (DAA) de l’Institut de chimie qui comprend 37 personnes dont 23 scientifiques et 14 ingénieurs/techniciens et gère 170 unités de recherche. L’Institut de chimie a pour mission de développer et coordonner les recherches concernant l'élaboration de nouveaux composés, la compréhension de la réactivité chimique, l'élucidation toujours plus fine et la prédiction des relations entre la structure des composés au niveau atomique et leurs propriétés.

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