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Responsable du Pôle Administratif (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 29 octobre 2021

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Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-053
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 8 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2151 à 2422 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+5
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la responsable du Pôle Administratif de l'INSU assure le pilotage de l'ensemble de l'activité d'assistanat à la Direction de l'INSU
A ce titre, elle/il assure la qualité de l'instruction des dossiers, la continuité de service et la mutualisation du savoir et des compétences au sein du Pôle.
Elle/il assiste directement la Direction de l'Institut dans ses missions et peut, selon le besoin, assurer l'assistanat d'autres Directrices.teurs Adjoint.e.s.

Activités

Le/la responsable du Pôle Administratif organise et pilote l'activité des assistant.e.s de direction de l'INSU.
À ce titre, elle/il
• Suit et sécurise l'ensemble de l'activité notamment
o Dans la gestion des agendas collectifs et individuels
o Dans le suivi et le bon déroulement des dossiers dont le Pôle a la responsabilité
o Dans le suivi de l'organisation des réunions/séminaires de Direction, de la mise à disposition des documents, des compte-rendu, de la production de synthèse de suivi de décisions et de bilans
o L'exploitation et l'alimentation des bases de données relatives au périmètre du Pôle

• Organise la bonne circulation de l'information au sein du Pôle,
• Garantit la continuité de service et la répartition des missions et activités notamment dans le cadre des évènements transverses à la Direction
• Propose et met en place les actions de Démarche d'Amélioration Continue dans son périmètre de responsabilité et aux interfaces avec les autres Pôles.
• Assure et garantit la bonne coopération du Pôle avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à l'INSU
Le/la responsable du Pôle met en œuvre les moyens d'organisation de l'activité de la Direction. Elle/il :
• Propose et élabore les indicateurs et tableaux de bord pertinents pour l'aide à la prise de décision
• Propose et met en place les processus et procédures visant à optimiser et sécuriser les instructions et décisions
• Propose et coordonne la mise en place les environnements numériques partagés et les outils permettant d'améliorer le travail collaboratif au sein de la Direction
Dans le cadre de l'assistanat de la/du D.A.A., elle/il assure spécifiquement :
• Le suivi et la sécurisation de l'agenda
• L'organisation de ses missions
• L'assistance au suivi et à l'instruction des dossiers spécifiques de la Direction
En tant que responsable du pôle, elle/il participe aux réunions de responsables de pôle de l'INSU ainsi qu'aux chantiers transverses de la Direction Administrative en étroite coopération au sein du collectif des responsables de pôle.

Compétences

Savoirs généraux
• Connaissance de l'Organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique, des partenaires et des acteurs de l'ESR
• Maitrise de l'organisation et du fonctionnement du CNRS et des enjeux et projets de l'Etablissement et de l'INSU
• Connaissance de base des politiques de recherche et d'innovation
• Connaissance générale des théories et principes du management
• Maitrise des outils et méthodologie de la conduite de projet
• Maitrise des techniques de communication

Compétences linguistiques
• Anglais intermédiaire de compréhension et d'expression écrite et orale (niveau B1 à B2)

Savoir-faire
• Maîtriser les techniques d'encadrement (animation de réunion, conduite d'entretien, évaluation, gestion de conflits…)
• Etre capable d'élaborer des outils d'analyse et synthèse – choix d'indicateurs, tableaux de bords
• Maîtriser les techniques de rédaction (notes, procédures, courriers)
• Savoir utiliser les systèmes d'information de l'établissement
• Savoir organiser la circulation de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes à la structure
• Savoir appliquer la réglementation
• Maîtriser les techniques de communication orales et écrites

Savoir-être :
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Avoir le sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
• Être autonome, savoir rendre compte et savoir faire preuve de réactivité
• Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Savoir adapter son langage aux divers interlocuteurs.

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie et science du système Terre, qui sont menées au sein du CNRS et des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les organismes partenaires et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
L'INSU supervise plus de 100 structures de recherche et de service situées au sein d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant en réseaux et regroupant plus de 900 chercheurs, 1 500 enseignants-chercheurs et plus de 3 000 IT et Biatss. L'INSU assure également l'animation des réseaux via des structures fédératives de recherche et des observatoires des sciences de l'univers (OSU). Il participe, en outre, au pilotage de structures internationales.

Au sein de l'INSU, le pôle administratif est composé d'une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative. Il est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la/au D.A.A. Il effectue ses missions au bénéfice de l'ensemble de l'équipe de Direction et en étroite coopération et en interaction permanente avec l'ensemble des pôles administratifs de l'institut. Le pôle agit enfin en interaction avec les directions du siège et les services de la délégation PMA.

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