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Portail > Offres > Offre INS1619-SONVEL-046 - Assistante de Direction (H/F)

Assistante de Direction (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 16 mars 2021

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Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-046
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 23 février 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mai 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1988 à 2234 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant.e de direction accompagne dans leur mission les Directrices et Directeurs Adjoint.e.s de l'INSU. Elle/il recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des réunions et des décisions. Elle/Il assure le suivi de certains dossiers, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes notamment dans la gestion des agendas, l'organisation de réunions.

Activités

Elle/Il assure notamment la tenue des agendas et l'organisation des missions des Directrices/Directeurs qu'elle/il assiste.
L'assistant.e de direction a la responsabilité de la préparation et de l'organisation des réunions organisées par les Directrices/directeurs qu'elle/il assiste. Elle/Il assure notamment :
• L'instruction des dossiers, la constitution et la synthèse des documents ou supports en vue de réunions et de décisions
• La rédaction des comptes rendus de réunions
L'assistant.e de direction participe à l'aide à la décision et leur suivi. Elle/Il assure notamment :
• La proposition puis la conception et la mise en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs...)
• La production de synthèse de suivi de décisions et de bilans statistiques
• L'exploitation et l'alimentation des bases de données relatives à son domaine d'intervention

Elle/il participe à l'organisation et à la préparation logistique des évènements, manifestations dans le cadre des missions et activités des Directrices et Directeurs.

Compétences

Savoirs généraux

• Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
• Notions de base de l'activité de l'unité
• Connaissance de la mission, de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
• Connaissance des partenaires et des acteurs de la recherche publique

Compétences linguistiques

• Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau II Expression écrite et orale : niveau II

Savoir-faire

• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
• Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
• Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
• Utiliser les outils informatiques spécialisés

Savoir-être :

• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs.
• Capacité à anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie, science en astronomie, et science du système Terre, qui qui sont menées au sein du CNRS et des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les organismes partenaires et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
L'INSU supervise plus de 100 structures de recherche et de service situées au sein d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant en réseaux et regroupant plus de 900 chercheurs, 1 500 enseignants-chercheurs et plus de 3 000 IT et Biatss. L'INSU assure également l'animation des réseaux via des structures fédératives de recherche et des observatoires des sciences de l'univers (OSU). Il participe, en outre, au pilotage de structures internationales.

L'Assistant.e en Gestion Administrative scientifique effectue sa mission sous la responsabilité de la/du Directrice ou Directeur Adjoint.e Administrative (DAA), au sein du Pôle d'Assistance et Gestion Administrative en charge de l'assistance et de l'accompagnement des Directions de l'INSU. Elle/il pourra être amené.e à remplacer sur certaines missions prioritaires les collègues en situation d'absence sur décision de la/du DAA.

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