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Assistant(e) de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-025
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 8 janvier 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mars 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'Institut National des Sciences de l'Univers du CNRS (INSU), l'assistant(e) de direction concourt à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités du Directeur de l'Institut. Il/elle recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il/elle assure le suivi de certains dossiers, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes.

Activités

- Gérer l'agenda du Directeur en lien avec une autre assistante de direction, ainsi que l'agenda d'un Directeur adjoint scientifique ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'Institut et les partenaires extérieurs ;
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements de la Direction (Directeur, Directeur adjoint, Délégués Scientifiques et Chargés de Mission rattachés à la Directrice) ;
- Organiser les réunions internes de la Direction, et préparer les dossiers nécessaires aux déplacements, réunions et interventions du Directeur, et d'un Directeur adjoint ;
- Etablir les comptes rendus de réunions de la Direction de l'Institut ;
- Rédiger des courriers officiels entre la Direction et ses interlocuteurs ;
- Organiser et/ou participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences ;
- Accueillir et informer les interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer les aspects logistiques/techniques, notamment les relations avec l'assistance technique pour tout problème informatique (agenda, messagerie, visio-conférence, …) lié aux besoins du Directeur ;
- Procéder à l'archivage des dossiers.

Compétences

- Connaissances approfondies des techniques de secrétariat ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Etre capable de hiérarchiser et de prioriser ses tâches et son activité ;
- Savoir anticiper et prendre des initiatives ;
- Sens du relationnel ;
- Capacité à prendre des notes et à rédiger des comptes rendus succincts ;
- Savoir rechercher et transmettre l'information, et savoir gérer la confidentialité des informations ;
- Savoir rendre compte ;
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage ;
- Maîtrise du Pack Office ;
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (niveau A2).

Contexte de travail

L'assistant(e) en gestion administrative exerce son activité au sein de l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU) sous l'autorité hiérarchique du Directeur Adjoint Administratif de l'Institut et sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de l'Institut. Il/elle travaillera en binôme avec une autre assistante de direction.
Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, et au sein du CNRS.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les autres organismes concernés et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
Une centaine d'unités de recherche ou de service sont rattachées à l'INSU et environ 9000 personnels du CNRS et des organismes partenaires y exercent leurs activités.
Le poste de travail est situé au CNRS 3, rue Michel-Ange 75016 Paris.

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