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Secrétaire de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-020
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 1 juin 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 2 juillet 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1647 € à 1826 € bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience).
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein de l'Institut National des Sciences de l'Univers du CNRS (INSU), le/la secrétaire de direction assure une fonction de collaboration auprès du Directeur de l'Institut. Il/Elle assume l'assistance logistique, et exécute des actes administratifs courants.

Activités

- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements de la Direction (Directeur, Directeur adjoint, Délégués Scientifiques et Chargés de Mission rattachés au Directeur)
- Préparer les dossiers nécessaires aux déplacements, réunions et interventions du Directeur, et d'un Directeur adjoint
- Gérer le courrier et la messagerie du Directeur, en lien avec l'assistante de direction
- Gérer l'agenda du Directeur en lien avec celui de ses adjoints, ainsi que l'agenda d'un Directeur adjoint
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'Institut et les partenaires extérieurs
- Organiser et/ou participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
- Accueillir et informer les interlocuteurs internes et externes
- Procéder à l'archivage des dossiers

Compétences

- Connaissances des techniques de secrétariat ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Etre capable de hiérarchiser et de prioriser ses tâches et son activité ;
- Savoir anticiper et prendre des initiatives ;
- Sens du relationnel ;
- Savoir rechercher et transmettre l'information, et savoir gérer la confidentialité des informations
- Savoir rendre compte
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtrise du Pack Office

Contexte de travail

Le/La secrétaire de direction exerce son activité au sein de l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU) sous l'autorité hiérarchique du Directeur Adjoint Administratif de l'Institut et sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de l'Institut et de l'assistante de direction avec qui il/elle travaillera en binôme.
Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein des établissements publics relevant du Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, et au sein du CNRS.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les autres organismes concernés et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
Une centaine d'unités de recherche ou de service sont rattachées à l'INSU et environ 9000 personnels du CNRS et des organismes partenaires y exercent leurs activités.
Le poste de travail est situé au CNRS 3, rue Michel-Ange 75016 Paris.

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