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Portail > Offres > Offre INS1618-SONVEL-017 - Assistant(e) en gestion financière et comptable (H/F)

Assistant(e) en gestion financière et comptable (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 28 juin 2022

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Informations générales

Référence : INS1618-SONVEL-017
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 7 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2251 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein du service du budget et finances de l'IN2P3, l'assistant(e) en gestion financière assure le suivi et l'exécution du budget de la formation permanente. Il/elle est chargé(e) des actes de gestion financière et comptable nécessaires au fonctionnement des crédits de la formation permanente et assure également les opérations de gestion liées au fonctionnement des crédits de l'Institut, en collaboration avec les gestionnaires du service.

Activités

Dans le cadre de la formation permanente :
• Assurer le suivi et l'exécution du budget ;
• Mettre en place, répartir et suivre les crédits alloués aux différentes actions de formation : ANF, Ecoles thématiques, à partir des systèmes d'information de l'établissement ;
• Assurer toutes les opérations d'engagement, attester les services faits en lien avec la correspondante formation de l'Institut ;
• Produire des bilans, états financiers nécessaires au suivi de l'activité, analyser les données et alerter en cas de dysfonctionnement ;
• Participer aux réunions organisées par la chargée de mission formation permanente de l'Institut pour faire le point sur les actions ;
• Etablir les ordres de mission, et les réservations de billets et d'hôtels des intervenants, stagiaires et de la chargée de mission formation (localisée dans un laboratoire IN2P3 à Clermont) en liaison avec la correspondante formation ;
• Suivre les encaissements de recettes, nouvelle procédure à mettre en place en collaboration avec le Service financier ;
• Collecter et archiver les documents avec les dossiers traités (convocations, feuilles d'émargement, devis comparatifs, conventions des prestataires...).

Dans le cadre de la gestion courante des crédits de l'Institut :

• Procéder aux opérations d'engagement dans le respect de la réglementation (commandes, services faits, traitement des workflows relatifs aux factures dématérialisées) ;
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
• Assurer la gestion des réclamations, relances, litiges liés aux dépenses ;
• Contrôler les états de frais, vérifier les pièces justificatives et suivre la liquidation ;
• Suivre les relevés d'opérations (ROP) liées aux cartes achat et veiller à la régularisation rapide de ces dépenses ;
• Suivre les relevés d'opérations liées à la carte logée (réservations transport/hébergement) et corriger les éventuelles anomalies ;
• Suivre et mettre à jour l'inventaire du matériel immobilisé ;
• Conseiller et accompagner les assistants de l'unité dans le domaine financier et règlementaire notamment en matière de mission et proposer des pistes d'amélioration dans les procédures ;
• Répondre aux enquêtes et demandes du Service Financier ;
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine budgétaire et comptable ;
• Appliquer les procédures de son domaine ;
• Collecter, classer et archiver les pièces et justificatives des opérations financières et des dossiers traités.

Compétences

Connaissances
• Connaissance générale des règles et des techniques budgétaires et comptables
• Connaissance de l'environnement professionnel (statut EPST)
• Notions de base de la comptabilité publique

Compétences
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel)
• Savoir appréhender les outils de gestion interne (formation assurée en interne)
• Savoir appliquer la règlementation dans son domaine
• Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
• Savoir travailler en équipe et communiquer avec des interlocuteurs variés
• Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de rigueur
• Etre force de proposition et prendre des initiatives dans le respect de son périmètre d'activité

Contexte de travail

L'IN2P3 est l'un des 10 instituts du CNRS qui a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules ainsi que des applications associées notamment dans les champs de la santé et de l'énergie.
L'Institut s'appuie sur 29 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales ou internationales la plupart du temps en partenariat avec les universités ou des organismes français ou étrangers. Ces structures, regroupant plus de 3200 personnes, collaborent en réseau autour de 30 grands programmes de recherche déclinés en 150 master projets, eux-mêmes subdivisés en quelques 500 projets de recherche et associant de nombreux partenaires internationaux. Les recherches conduites par l'IN2P3 nécessitent la mise en œuvre de très grands instruments et sont menées au travers de collaborations ou de projets de recherche le plus souvent de dimension européenne ou internationale
La Direction de l'IN2P3 compte 36 agents, 9 scientifiques et 27 ingénieur(e)s et technicien(ne)s, et 10 chargé(e)s de missions.

L'assistant(e) en gestion financière et comptable exerce ses activités au sein du Service Budget et Finances, sous la responsabilité du Directeur Adjoint Administratif (DAA) de l'IN2P3. Ce service est composé de 4 personnes : une responsable et 3 gestionnaires financiers et comptables. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité de la responsable budget et interagit avec l'ensemble des services de l'Institut, les laboratoires, le Service financier et comptable et les autres Services de la Délégation, les fournisseurs.
Dans le cadre des activités de la formation permanente, il/elle entretient des relations étroites avec la chargée de mission formation et la correspondante formation de l'IN2P3.
Le poste est situé au siège du CNRS à Paris 16ème arrondissement.

Il/Elle est amené(e) à effectuer des déplacements ponctuels dans le cadre des actions organisées par l'Institut (Journée des entrants, réunions des correspondants formation des laboratoires)

Informations complémentaires

CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement. Niveau assistant(e) ingénieur(e) (catégorie A de la fonction publique).

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