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Portail > Offres > Offre INS1618-SONVEL-013 - Assistant-e de direction (H/F)

Assistant-e de direction (H/F)


Date Limite Candidature : jeudi 9 décembre 2021

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Informations générales

Référence : INS1618-SONVEL-013
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 18 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 3 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2251 € bruts mensuels en fonctions de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein de la Direction de l'IN2P3, l'assistant-e de direction a pour mission d'assister le directeur adjoint technique (DAT), deux directeurs adjoints scientifiques (DAS) en charge des portefeuilles « nucléaire et applications » et « accélérateurs et technologies » ainsi que le DAS interdisciplinaire.

Activités

• Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie…) avec les directions internes (Présidence, directions fonctionnelles, laboratoires, …) et les partenaires externes (CEA, INSERM, universités et organismes étrangers),
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
• Assurer la gestion des agendas du DAT et des trois DAS,
• Organiser les déplacements en France et à l'étranger du DAT et des trois DAS,
• Traiter les missions dans les applications dédiées (commandes, réservations, demandes de visa) et suivre les états de frais, collecter les pièces justificatives dans le respect de la réglementation,
• Organiser des réunions institutionnelles et constituer les dossiers en vue de ces réunions,
• Concevoir et mettre en forme des supports de réunions,
• Participer au soutien logistique de l'activité de la direction adjointe technique et scientifique (conférences, réunions, séminaires, colloques),
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs,
• Participer à des réunions d'information,
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.

Compétences

• Connaissance générale des techniques de secrétariat,
• Disposer de la capacité à comprendre l'organisation et le fonctionnement du CNRS,
• Savoir informer et rendre compte, rechercher l'information, la vérifier et la classer,
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus succincts,
• Utiliser les logiciels de bureautique et ceux spécifiques à l'activité,
• Savoir planifier son activité et travailler en équipe,
• Savoir hiérarchiser et prioriser ses tâches,
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage,
• Savoir respecter la confidentialité,
• Être réactif, savoir alerter et intervenir à bon escient,
• Langue anglaise : niveau B1.

Contexte de travail

L'Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3) situé au Siège du CNRS (Paris 16ème) est l'un des 10 instituts du Centre national de la recherche scientifique (CNRS). Il a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules, des applications associées notamment dans le champ de la santé et de l'énergie. L'Institut s'appuie sur 25 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales de recherche la plupart du temps en partenariat avec les universités ou des organismes français ou étrangers. Ces structures, regroupant plus de 3200 personnes. Les recherches conduites par l'IN2P3 nécessitent la mise en œuvre de très grands instruments et sont menées au travers de collaborations ou de projets de recherche le plus souvent de dimension européenne ou internationale. Pour élaborer sa politique scientifique, l'Institut s'appuie sur une organisation en réseau autour de 30 grands programmes de recherche déclinés en 150 grands projets. La Direction de l'IN2P3 compte 38 agents (8 scientifiques et 30 ingénieurs et techniciens).

L'assistant(e) de direction exercera ses activités sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe administrative (DAA) de l'IN2P3. Il/elle conduira ses activités au sein d'une équipe de 4 assistant(e)s coordonnée par l'assistante du Directeur. Il/Elle interagira en permanence avec l'adjoint de la DAA et avec les services administratifs de l'institut. Il/Elle aura pour principaux interlocuteurs la direction de l'IN2P3, les directeurs d'unité et responsables administratifs des laboratoires de l'institut, les responsables nationaux de projets ainsi que les partenaires étrangers.

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