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Assistant-e de la Directrice de l'Institut de physique (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-SONVEL-012
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 10 octobre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant-e de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités et à la gestion des relations internes et externes de la Directrice de l'Institut de physique (INP) et de sa mission de directrice scientifique référente (DSR) en région. Il-elle organise et coordonne les informations, parfois confidentielles liées à la structure. Il-elle assure le suivi complet des dossiers qui lui sont confiés par la directrice de l'institut.

Activités

- Assurer de façon autonome l'élaboration et la coordination des dossiers confiés par la directrice de l'institut
- Gérer la messagerie de la directrice de l'institut : réception des courriels, rédaction de messages en français et en anglais ;
- Gérer l'agenda et les contacts de la directrice de l'institut, assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
- Enregistrer et traiter les courriers "arrivée" et "départ" dans l'outil dédié (Corlys) ; saisir, mettre en forme, éditer tous types de documents ;
- Organiser l'administration et la logistique des déplacements de la directrice de l'institut ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions, préparer les dossiers y afférents, établir des devis de prestation et les bons de commandes correspondants ;
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou des supports en vue d'une réunion ;
- Rédiger les comptes rendus ou relevés de décision de certaines réunions ;
- Participer à l'organisation de toute autre réunion ou manifestation à forts enjeux pour l'institut, notamment la réunion des directeurs d'unités, en lien avec le pôle communication de l'INP ;
- Assurer la diffusion de l'information en interne et le suivi de mise en application des décisions ;
- Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels ;
- Organiser le classement et la conservation des documents et dossiers ;
- Proposer, concevoir et mettre en place des outils de gestion administrative et d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs…);
- Produire des bilans et statistiques ;
- Contribuer à assurer la continuité de service au sein des secrétariats de l'Institut lors des congés ;
- Participer, le cas échéant, à la gestion administrative et financière de l'institut ;

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant-e de direction doit :
- Savoir gérer un flux important d'information ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités ;
- Savoir respecter la confidentialité des informations et des données ;
- Savoir structurer et rédiger un document ;
- Savoir hiérarchiser et mettre en forme les informations dans la constitution des dossiers ;
- Avoir une connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Savoir informer et rendre compte ;
- Etre autonome dans la gestion et le suivi des dossiers ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Outlook messagerie et agenda) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS, notamment pour l'organisation des missions (Portail Simbad, Geslab) ;
- Savoir planifier les activités et respecter les échéances ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement (Corlys) ;
- Avoir des qualités relationnelles et savoir travailler en équipe ;
- Savoir lire, comprendre et écrire un document en anglais et converser occasionnellement.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS et de ses partenaires de la recherche publique ;

Contexte de travail

L'Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 111 structures de recherche réparties sur tout le territoire et au sein desquelles travaillent environ 3550 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1250 agents CNRS), 1650 ingénieurs et techniciens (dont 1050 agents CNRS) et 1850 doctorants et post-doctorants.
Les recherches menées dans les laboratoires pilotés par l'INP du CNRS concernent l'étude de la matière, du rayonnement et des lois fondamentales qui régissent le monde physique. Elles répondent à deux motivations : le désir de comprendre le monde et la volonté de répondre aux enjeux actuels de notre société.
La physique a contribué au progrès des sciences de base au plus haut niveau international (12 prix Nobel de physique, dont deux dans les dix dernières années, décernés à Albert Fert en 2007 et à Serge Haroche en 2012).
L'équipe de l'INP compte 37 personnes (19 scientifiques et 18 ingénieurs et techniciens administratifs).
L'assistant.e de la Directrice de l'INP exerce son activité sous la responsabilité de la directrice-adjointe administrative et sous la direction fonctionnelle de la directrice de l'institut.
Il-elle travaille en interface avec l'ensemble de l'institut (directeurs adjoints scientifiques, chargés de mission et équipe administrative), le cabinet de la présidence, les secrétariats de la DGDS, de la DGDR, de la DGDI, des directions fonctionnelles et, en tant que de besoin, les partenaires externes.

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