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Assistant-e communication - valorisation (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-SONVEL-006
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 1 juin 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 25 juin 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1970 et 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur des postes à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein de l'institut de physique (INP), l'assistant-e assure la gestion administrative et logistique des pôles communication et valorisation et participe à l'organisation d'évènements.

Activités

- Effectuer l'instruction, le traitement et le suivi des dossiers liés aux activités des pôles valorisation et communication ;
- Traiter les informations orales (appels téléphoniques, échanges…) et écrites (courrier, mails…), ainsi que les demandes d'informations, en interne et en externe ;
- Gérer les agendas des responsables de pôles ;
- Assurer le lien avec les réseaux de correspondants communication et valorisation des laboratoires ;
- Constituer des dossiers préparatoires aux réunions de travail ;
- Organiser et alimenter les bases de données, gérer les tableaux de bord d'après les instructions des responsables de pôles et préparer des bilans et des synthèses ;
- Assurer l'organisation logistique d'événements (séminaires, colloques, réunions annuelles internes, Journées des nouveaux entrants des laboratoires de physique, journées des correspondants valorisation et communication des laboratoires, télé et visioconférences, etc…) ;
- Établir un cahier des charges pour des manifestations ponctuelles et assurer le suivi des budgets des opérations ;
- Rédiger ou mettre en forme des courriers, des notes et des courriels ;
- Mettre en page (PAO) des documents, des programmes, des invitations et les actualités pour le site web INP ; mettre en ligne des informations et des actualités sur le web INP ;
- Diffuser des documents liés aux activités des pôles (mailing listes, publipostage, mise sous pli, etc.), diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Procéder à l'archivage des documents et dossiers ;
- Assurer ponctuellement des permanences en coordination avec les autres assistant-e-s de l'Institut de physique.

Compétences

- Connaitre des outils et technologies PAO (In design, Photoshop…) et web (SPIP, Drupal, ...) ;
- Connaitre les outils et techniques de secrétariat/gestion administrative et les logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Savoir planifier son activité, anticiper les échéances et répondre à l'urgence ;
- Savoir prioriser les tâches à accomplir, identifier les activités communes valorisation/communication et travailler sous la responsabilité de deux personnes ;
- Disposer d'un bon relationnel et avoir le sens du travail en équipe ;
- Faire preuve de rigueur, de méthode.

Contexte de travail

L'Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 110 structures de recherche réparties sur tout le territoire et au sein desquelles travaillent environ 3000 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1200 agents CNRS), 1500 ingénieurs et techniciens (dont 1000 agents CNRS) et 1700 doctorants et post-doctorants.
Les recherches menées dans les laboratoires pilotés par l'Institut de physique (INP) du CNRS concernent l'étude de la matière, du rayonnement et des lois fondamentales qui régissent le monde physique. Elles répondent à deux motivations : le désir de comprendre le monde et la volonté de répondre aux enjeux actuels de notre société.
La physique a contribué au progrès des sciences de base au plus haut niveau international (12 prix Nobel de physique, dont deux dans les dix dernières années, décernés à Albert Fert en 2007 et à Serge Haroche en 2012).
L'équipe de l'INP compte 38 personnes (20 scientifiques et 18 ingénieurs et techniciens administratifs).
L'assistant-e exerce son activité sous la responsabilité fonctionnelle des responsables des pôles communication et valorisation. Il-elle peut être amené-e de manière exceptionnelle à effectuer des déplacements.

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