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Assistant(e) en gestion administrative H/F


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Informations générales

Référence : FRE2036-FABBRE0-001
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : vendredi 19 juin 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 13 juillet 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1988€ et 2348 € bruts mensuels selon expérience.
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Coordonner et/ou réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines du laboratoire LuMIn

Activités

• Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein du laboratoire LuMIn
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Coordonner les aspects logistiques de l'unité
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'unité
• Apporter aux personnels ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services et les axes de recherche du laboratoire et les partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de l'unité
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
• Participer aux instances de l'unité (comité de direction, conseil de laboratoire) en liaison avec l'équipe de direction

Compétences

Connaissances:
• Connaissance de la réglementation financière et comptable applicable aux établissements publics de recherche
• Connaissance des techniques de gestion administrative
• Connaissances en droit public et droit des contrats appréciées
• Maîtriser les outils informatiques standards (World, Excel, courrier électronique)
• Connaissance de logiciels de gestion appréciée
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise appréciée au niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles:
• Savoir analyser les données comptables et financières
• Savoir gérer son activité et les priorités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir établir et suivre un budget
• Savoir réaliser des synthèses et rédiger des documents ou rapports
• Savoir élaborer des tableaux de bord et des indicateurs
• Savoir expliquer et faire appliquer les textes réglementaires
• Savoir travailler en autonomie
• Savoir rendre compte de son activité
• Capacité à animer une équipe appréciée

Contexte de travail

Le Laboratoire Lumière, Matière et Interfaces est une unité de recherche (FRE2036) créée au 1er janvier 2020 sous tutelles de de l'Université Paris-Saclay, de l'ENS Paris-Saclay, du CNRS (INSIS) et de CentraleSupélec. Composé d'une trentaine de membres permanents, salariés de ces différentes tutelles, ses activités de recherche sont centrées sur l'interaction lumière-matière à différentes échelles (atomes, matériaux, dispositifs, systèmes vivants) et ses applications multidisciplinaires. Il est situé sur plusieurs sites du plateau de Saclay. Le lieu d'exercice des activités liées à ce poste est situé à Gif-sur-Yvette (91), dans les locaux de l'ENS Paris-Saclay. La personne recrutée travaillera sous l'autorité du directeur et du directeur adjoint de l'unité, et aura la responsabilité d'un service administratif constitué en tout de trois personnes.

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