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Assistant(e) de direction H/F


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Informations générales

Référence : FR636-ALERUB-001
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mercredi 5 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2 139 et 2 551€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant(e) de direction sera placé directement sous le Directeur de l'Unité de l'Institut Pierre Simon Laplace.

Activités

- Coordonner et gérer l'agenda, les contacts (messageries électroniques, appels téléphoniques, visiteurs) et les plannings
- Jouer un rôle d'interface entre l'équipe de direction et leurs correspondants externes
- Rédiger des courriers, notes, comptes rendus de réunions et des relevés de décision en anglais
- Suivi logistique en collaboration avec la responsable logistique
- Organisation des déplacements en France et à l'étranger, missions des personnes de l'équipe de direction
- Organisation de réunions, d'événements en lien avec l'équipe de communication
- Participer à la conception et la mise en place d'outils d'aide à la décision (reporting, tableaux de bord, indicateurs)
- Gestion administrative diverse
- Accueil des personnels invités
- Assister l'équipe de direction

Compétences

- Connaitre les missions, l'organisation et le fonctionnement du CNRS et des EPST
- Maitriser des outils collaboratifs et bureautiques courants (word, excel...)
- Appétence pour les questions liées au réchauffement climatique
- Prendre des notes, restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses, assurer l'interface avec l'équipe interne
- Participer à la coordination et suivi de projet
- Organiser les évènements collaboratifs avec la responsable logistique
- Bonne maitrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit (savoir prendre des notes pour les CR de réunions)
- Avoir le sens de l'organisation
- Bonnes qualités relationnelles
- Savoir anticiper, respecter les délais et prendre des initiatives
- Être attentif à son environnement professionnel
- Savoir faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
- Faire preuve de rigueur et avoir une bonne rédaction
- Être capable de s'adapter aux outils spécifiques

Contexte de travail

Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST) placé sous la tutelle du Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. Etablissement public de recherche, il produit du savoir et met ce savoir au service de la société dans tous les champs de la connaissance.
L'IPSL (Institut Pierre-Simon Laplace) est une Fédération de Recherche du CNRS qui regroupe 9 laboratoires de la Région Parisienne impliqués dans la recherche sur le changement climatique. Son effectif propre est de l'ordre de 40 ingénieurs et techniciens et l'ensemble du laboratoire regroupe environ 1400 agents. L'administration de l'Institut est implantée sur deux sites : Guyancourt (site de l'Université de Versailles Saint Quentin en Yvelines) et Paris (Université Pierre et Marie Curie).
L'assistant(e) de direction sera amené à collaborer avec l'ensemble de l'équipe de direction (6 personnes) ainsi que l'équipe logistique et en lien avec l'équipe administrative basée sur le site de Guyancourt.

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