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Gestion financier et comptable (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR9197-ODILEC2-011
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : jeudi 20 avril 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 3 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1583€ et 1775€ bruts mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la gestionnaire de proximité d’un département de l’Institut Neuro-PSI assure, dans le cadre d’un binôme avec un autre agent, la gestion administrative et financière du département et des équipes de recherche en relevant. Il/Elle réalise, sous la coordination des responsables RH et Budget/Finances de l’Institut, et en lien étroit avec la direction du département et les chefs d’équipe, des actes administratifs et/ou financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures des établissements de tutelle applicables au domaine de la gestion administrative et/ou financière.

Activités

- Contribuer à l’élaboration du budget du département et aux opérations correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses ;
- Assurer le suivi des crédits du département (SE et RP) et de leur répartition par équipe, par type de dépenses ou d’opérations ;
- Assurer, en lien avec le chargé des contrats de recherche, la préparation et le montage des demandes de ressources contractuelles ainsi que le suivi d’exécution (budgétaire…) des contrats et conventions de recherche négociés et conclus ;
- Procéder aux opérations d’engagement et de suivi des commandes de fonctionnement et d’équipement (passation, contrôle et suivi des bons de commandes en lien avec les acheteurs/prescripteurs du département, contrôle de la bonne réception de la commande passée, réception des marchandises et des prestations, suivi et saisie des factures…) ;
- Assurer l’établissement des ordres de mission et la gestion des demandes d’avance et des états de frais ;
- Élaborer, préparer et/ou contrôler les actes de gestion financière des plateformes et antennes internationales relevant du département ;
- Réaliser et produire, selon les instructions reçues du responsable Budget/Finances de l’Institut, les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité de gestion ;
- Assurer, en lien avec le chargé des achats et marchés de l’Institut, toutes les opérations d’inventaire des équipements et matériels du département ;
- Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière (commandes, factures, rapports, etc.).

- Assurer, en lien avec le chargé des RH de l’Institut, la préparation et le suivi des recrutements (vacataires, CDD, stagiaires…) de chaque équipe du département ainsi que la préparation et le suivi des actes de gestion du personnel (ex : organisation et alimentation de la base de données des effectifs du département…)

- Traiter les informations et assurer en interne leur circulation/diffusion vers les équipes de recherche, les services techniques et/ou communs et plateformes du département ainsi que vers les autres services de l’Institut et ses partenaires extérieurs ;
- Accueillir, informer, accompagner et orienter dans leurs démarches les personnels et/ou visiteurs de la structure ;
- Assurer l’organisation des déplacements et missions des visiteurs (recherche d’horaires, réservation des billets de transport et des hôtels…) ;
Gérer l’organisation matérielle et/ou logistique des réunions, colloques, conférences, retraites et/ou manifestations scientifiques organisés par le département ;
- Organiser l’archivage des pièces ou documents administratifs.

Compétences

- Savoir appliquer les textes réglementaires et procédures spécifiques relatives aux domaines de la gestion administrative ou financière suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, inventaires, RH…
- Savoir utiliser les logiciels financiers (Geslab, et si possible Sifac.) des établissements de tutelle et les fonctionnalités d’un tableur.
- Savoir analyser les données financières courantes (volume des dépenses, recettes…)
- Connaître les programmes et financeurs institutionnels (Europe, ANR…) et savoir respecter leurs exigences en matière d’utilisation des crédits.
- Maîtriser les logiciels de bureautique et les outils de communication informatique.
- Savoir prendre en compte des demandes et répondre de manière appropriée.
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.
- Savoir respecter la confidentialité des données.
- Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnements liés au traitement des opérations de gestion.
- Savoir proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du département.
- Savoir communiquer avec les équipes de recherche et leurs personnels, les responsables de l’administration et des plateaux techniques et/ou communs de l’Institut.

Contexte de travail

L'agent sera intégré à la cellule administrative centrale (située à Orsay) distribuée autour de fonctions supports clés (RH, Budget/Finances...) dont 6 à 8 agents assurant, au plus prés des équipes, toutes les activités relatives à la gestion financière/budgétaire et à la gestion des ressources humaines. Il/Elle sera rattaché hiérarchiquement à la Secrétaire Générale de l'Institut sous couvert du Directeur de l’institut et aura un rattachement fonctionnel avec la Responsable Budget/Finance et la Responsable des Ressources Humaines.

Informations complémentaires

Renouvellement possible.

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