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(H/F) Assistant-e de direction


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Informations générales

Référence : UMR8552-NORAIS-006
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mardi 16 mai 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1843€ et 2295€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L’assistant-e en gestion administrative aura pour mission d’assister et d’assurer le suivi des tâches administratives du directeur du laboratoire. Il/Elle jouera un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs du laboratoire et pourra participer à l’organisation des évènements et des opérations de communication qui ponctuent la vie du laboratoire.

Activités

- Assurer la coordination des activités administratives du directeur du laboratoire, participer à l’instruction de dossiers.
- Réaliser et gérer des tableaux de bord concernant les activités de la direction du laboratoire.
- Réaliser les travaux classiques de secrétariat de direction : rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites (téléphone, mails…).
- Gérer et synchroniser les agendas électroniques du directeur ; organiser les déplacements du directeur.
- Organiser des réunions internes et externes ; écrire les comptes rendus de réunions.
- Organiser et assurer la circulation de l’information en interne et sa diffusion en externe ; participer à la réalisation de supports de communication (affiches, plaquettes, rapports, mise à jour du portail web).
- Participer à l’organisation d’évènements et d’opérations de communication interne ou auprès de différents publics.

Compétences

- Savoir réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents, rédiger des courriers.
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint).
- Savoir gérer les courriers électroniques, la rédaction de page web, la gestion d’agendas de direction (formations possibles).
- Avoir une très bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé, maîtriser l’orthographe, la syntaxe et l’expression écrite en français et en anglais.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Avoir le sens des responsabilités et de l’initiative.

Contexte de travail

Le laboratoire Kastler Brossel est une unité mixte de recherche de l’École Normale Supérieure (ENS), du CNRS, de l’Université Pierre et Marie Curie (UPMC) et du Collège de France. Il est localisé sur 3 sites, à l’ENS, à l’UPMC et au Collège de France. De grande notoriété nationale et internationale dans le domaine de la physique quantique (3 prix Nobel en 1966, 1997 et 2012), le laboratoire est composé de 12 équipes de recherche et de services administratif, instrumentation et informatique, impliquant au total plus de 170 personnes.
L’assistant-e de direction aura pour rôle d’aider le directeur du laboratoire et d’assurer le suivi de l’ensemble de ses tâches administratives, comprenant entre autres le suivi des dossiers, la préparation des réunions et des manifestations, les comptes rendus et la diffusion des informations pertinentes, l’organisation de son agenda. Le laboratoire ayant par ailleurs une forte exposition médiatique et une structure complexe avec 3 sites et 4 tutelles, l’assistant-e aura également un rôle essentiel dans l’organisation des nombreux évènements qui ponctuent la vie du laboratoire et/ou des opérations de communication auprès de différents publics (interne, tutelles, visiteurs de prestige, grand public…).
Placé directement sous la responsabilité du directeur du laboratoire, l’assistant-e interagira avec l’ensemble du service administratif constitué d’une dizaine de personnes sous la supervision d’un administrateur et assurant la gestion financière et RH du laboratoire. L'assistant-e sera amené-e à travailler principalement sur les sites de l'ENS et de l'UPMC.

Informations complémentaires

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