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Assistant en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1000-EMMSTR-023
Lieu de travail : STRASBOURG
Date de publication : mercredi 19 avril 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 1797,17 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L’assistant(e) en gestion administrative assure la coordination des activités du service technique et logistique de la délégation Alsace du CNRS (STL – Délégation Alsace du CNRS) et contribue au pilotage des processus métiers.

Activités

Développer les relations contractuelles du CNRS avec l’ensemble des prestataires relevant du champ de compétence du service, dans le cadre des marchés de prestations et de travaux :
- participer à la formulation des besoins des différents interlocuteurs et à l’élaboration d’outils de suivi des prestations,
- optimiser des clauses techniques et administratives, participer à l’instruction des dossiers complexes,
- élaborer les outils de suivi des écarts réglementaires, opérationnels et de pilotage de l’activité du service,
- organiser et archiver les documents de référence et les tableaux de bord relevant des projets conduits par le service.

Contribuer à l’amélioration continue des processus métier du service :
- analyser la conformité réglementaire des processus, en tenant compte des bonnes pratiques et du retour d’expérience,
- proposer des améliorations, mettre en œuvre les plans d’action,
- développer une démarche qualité,
- mettre en œuvre et améliorer des indicateurs de suivi des activités du service,
- créer et suivre les outils de pilotage de l’activité du service,
- transmettre l’information technique, administrative et opérationnelle.

Compétences

- connaître les bases de la réglementation de la gestion administrative et financière relative aux établissements publics et aux opérations immobilières,
- maîtriser les démarches d’amélioration continue,
- savoir élaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse…,
- maîtriser les systèmes d’informations et les outils bureautiques, savoir les exploiter,
- être en mesure de définir des indicateurs pour le suivi et l’analyse des résultats,
- savoir réaliser des reportings, hiérarchiser et argumenter les décisions,
- savoir conduire un entretien,
- être à même de mener un projet, un plan d’action,
- savoir alerter et rendre compte de son activité,
- être autonome,
- maîtriser l’anglais de niveau B1.

Formation souhaitée : BTS assistant(e) de direction

Contexte de travail

La Délégation Alsace du CNRS est composée de 39 structures de recherche regroupant près de 1 592 agents. Les ressources gérées par la délégation représentent 161 millions d'euros.
La délégation est dotée d’un parc immobilier de 96 500 m², réparti en 50 bâtiments, sur 3 sites distincts dont un campus de 25 hectares.
Les services de la Délégation sont constitués de plus de 80 collaborateurs répartis dans les missions d'appui en ressources humaines, finances et comptabilité, partenariat et valorisation, systèmes d'information, prévention et sécurité, communication, médecine de prévention, technique et logistique.
Le CNRS en alsace est fortement engagé dans la simplification administrative de la recherche, en partenariat étroit avec l’Université de Strasbourg.
L’assistant(e) en gestion administrative intègrera le Service Technique et Logistique (STL) de la Délégation Alsace du CNRS, situé sur le campus de Cronenbourg à Strasbourg. Ce service, composé de 18 personnes, est en charge du suivi du patrimoine immobilier et des infrastructures, des opérations de construction et de réhabilitation ainsi que la coordination des prestations externalisées et des services communs de la Délégation.
L’assistant(e) recruté(e) sera placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable du service. Il(elle) travaillera en étroite collaboration avec les services de la délégation, les partenaires institutionnels et les différents prestataires de service.

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