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Assistant-e de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 16 juin 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1843 à 2075 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d’années
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur adjoint administratif, l'assistante de direction assure l'assistanat de deux Directeurs Adjoints Scientifiques de l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU) dans le respect des techniques, règles et procédures applicables au CNRS.

Activités

- Gérer les agendas des directeurs adjoints scientifiques
- Organiser les réunions et préparer les dossiers supports (recherche de dates, de salles, envoi de convocations)
- Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des directeurs adjoints scientifiques et de leur équipe (missions des DAS, des chargés de mission et des chercheurs pris en charge par l'institut)
- Assister et organiser des manifestations (commissions, colloques, séminaires,...) d'un point de vue logistique (recherche de lieux, résolution des problèmes d'organisation), financier (marchés publics) et administratif (envoi des convocations)
- Assurer l'organisation et le suivi de dossiers spécifiques et participer à leur instruction
- Traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie,...) et assurer la circulation de l'information
- Proposer et concevoir des outils, des procédures et des documents pour améliorer le suivi de l'activité des directions scientifiques des deux domaines concernés (de fiches de procédure, de notices d'utilisation des logiciels, de tableaux de bord)
- Gérer le courrier (arrivée et départ) avec le logiciel d'enregistrement de l'établissement
- Accueillir et informer les interlocuteurs
- Répondre aux demandes d'informations des autres services de l'institut, des laboratoires, des directions fonctionnelles du CNRS et des organismes externes
- Organiser le classement et procéder à l'archivage des dossiers

Compétences

- Avoir une connaissance approfondie des techniques de secrétariat/assistanat
- Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser des manifestations (commissions, colloques, séminaires)
- Savoir structurer et rédiger un courrier administratif
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir rechercher l'information et la vérifier
- Maitriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PPT) et Outlook
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Savoir faire preuve de rigueur, de discrétion, et de réactivité
- Posséder des aptitudes relationnelles
- Savoir être force de proposition pour faciliter le fonctionnement de la direction
- Avoir une bonne expression écrite et orale en anglais

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU) a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et au sein du CNRS.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les autres organismes concernés et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
Une centaines d'unités de recherche ou de service sont rattachées à l'INSU et environ 9000 personnels du CNRS et des organismes partenaires y exercent leurs activités.

La Direction administrative de l’INSU, composée de 40 agents, met en œuvre la politique de l’institut dans différents domaines : budget, affaires juridiques, Europe et international, projets et programmes de l’institut, structures de recherche/service, emplois et ressources humaines, communication.

Cette Direction est située au siège du CNRS, 3 Rue Michel-Ange, 75016 Paris.

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